Spara bokföring – hur och hur länge?

Hur länge behöver man spara bokföring och bokföringsunderlag? Grundregeln är att all räkenskapsinformation ska arkiveras – normalt i sju år. För skannade fakturor gäller tre år (läs mer om det nedan). 

2019-03-15
Vad räknas som räkenskapsinformation?

En handling är räkenskapsinformation om dess innehåll är av bety­d­else för att man ska kunna förstå bokföringssystemets uppläggning eller kunna följa en affärshändelse och förstå dess innebörd. Som räkenskapsinformation räknas:

  • verifikationer, dvs fakturor, kvitton mm som beskriver och bekräftar affärshändelser
  • bokföringsmedia, dvs alla kort, lösblad, böcker, datamedia eller andra hjälpmedel för grundbokföring, huvudbokföring, årsredo­visningar och års­bokslut
  • kontoplaner, manualer för bokföringsprogram, programvara för ­datorer och datoriserade kassaapparater
  • instruktioner om redovisningsprinciper och värderingsnormer
  • inventeringslistor, lagerspecifikationer och andra bilagor.

Följesedlar är också räkenskapsinformation såvida inte de uppgifter som finns på följesedeln även finns på fakturan. Tidsbeställnings­listor och liknande är räkenskapsinformation endast om de noteringar som finns där är det enda underlaget för redovisning av inkomsterna. 

Exempel:

Ett företag har räkenskapsår 1 januari 2017–31 december 2017. Räkenskaps­materialet för detta räkenskapsår måste då sparas i 7 år från 2017-12-31, dvs t o m 2024-12-31.

Avtal och andra handlingar av särskild betydelse såsom företags­inteckningar är räkenskapsinformation och ska arkiveras.

Skannade fakturor

Leverantörsfakturor ska arkiveras i den form de hade när de togs emot av företaget. Om företaget har anlitat någon annan, t ex ett inskanningsföretag, anses fakturan ha tagits emot av företaget redan när den tas emot av inskanningsföretaget. Företaget är alltså skyldigt att arkivera originalfakturorna. De får dock förstöras redan efter tre år (från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades) om de överförts till något annat material (t ex elektroniska dokument) som arkiveras under den återstående arkiveringstiden på sju år.

Läs mer om arkivering digitalt eller på papper

Läsa mer

I vår kompletta handbok Bokföring kan du ta del av massor av konteringsmallar och exempel som visar hur du bokför olika affärstransaktioner. Boken är uppdaterad med aktuella bokföringsregler och skatteregler. Finns som tryckt bok och e-bok.