För vissa företag (företag med personalliggare och fler än 15 anställda) började reglerna gälla redan 1 juli 2018.
Arbetsgivardeklaration (AGI) varje månad
Arbetsgivare ska enligt det nya systemet lämna uppgifter om lön och skatteavdrag på individnivå varje månad via arbetsgivardeklarationen (AGI) till Skatteverket, istället för årliga kontrolluppgifter.
Arbetsgivardeklarationen kan precis som tidigare lämnas elektroniskt eller på papper. Elektroniskt lämnas den antingen genom att en fil med samtliga uppgifter överförs eller genom att arbetsgivaren manuellt registrerar nödvändiga uppgifter för varje betalningsmottagare via e-tjänsten Arbetsgivardeklaration på Mina sidor på Skatteverkets hemsida. Vill du lämna AGI på papper så är det i så fall två olika blanketter som ska lämnas (blanketterna laddar du ned på Skatteverkets hemsida):
-
Huvuduppgift (SKV 4786) – om arbetsgivaren
-
Individuppgift (SKV 4788) – om betalningsmottagare
AGI-anpassade löneprogram
Våra löneprogram BL Lön och BL Lön Plus är AGI-anpassade, vilket innebär att du kan lämna arbetsgivardeklarationer på individnivå direkt från programmet. Då behöver du inte fylla i någonting manuellt.
Tidpunkt
Redovisning av uppgifterna per betalningsmottagare ska göras i arbetsgivardeklarationen månaden efter den månad ersättning har betalats ut eller en anställd har fått förmånen. Löner och ersättningar som betalas ut i januari ska alltså redovisas i skattedeklarationen i februari. Redovisningstidpunkten är alltså densamma som tidigare.
Uppgifter som ska lämnas i totalsumma
Liksom tidigare ska uppgifter om sammanlagda skatteavdrag och arbetsgivaravgifter för samtliga anställda lämnas i skattedeklarationen. Däremot innebär de nya reglerna att uppgift om sammanlagd ersättning som arbetsgivaren är skyldig att göra skatteavdrag för och betala socialavgifter för inte längre behöver lämnas.
Vilken information ska lämnas i arbetsgivardeklarationen (AGI)?
De uppgifter som ska lämnas på individnivå i skattedeklarationen är bland annat
-
skattepliktiga och skattefria ersättningar för arbete (t ex löner, förmåner, sjuklön)
-
skatteavdrag
-
ersättning som är underlag för särskild inkomstskatt (SINK)
-
underlag för husarbete
-
ersättning som är underlag för statlig ålderspensionsavgift
-
hyresersättningar.
Det är alltså ungefär samma uppgifter som tidigare lämnades i den årliga kontrolluppgiften. Vissa uppgifter som tidigare lämnades i kontrolluppgiften behöver dock inte lämnas i arbetsgivardeklarationen. Det gäller uppgifter om
-
kostnadsersättningar för resa och logi i samband med tjänsteresa (om skatteavdrag inte ska göras)
-
förmån av fri parkering
-
anställningstid om anställningen bara varat en del av året
-
bilmodell vid bilförmån
-
vad den anställde betalat för bilförmån
-
antalet kilometer med bilersättning vid bilförmån
-
huruvida en bostadsförmån gäller ett småhus.
Årlig kontrolluppgift slopas
Om ersättningar har redovisats månadsvis i arbetsgivardeklarationen behöver inte någon årlig kontrolluppgift lämnas.
Ersättningar som inte är underlag för skatteavdrag eller arbetsgivaravgifter behöver inte redovisas i arbetsgivardeklarationen. Om detta gäller alla arbetstagare behöver alltså inte någon arbetsgivardeklaration lämnas, vilket kan bli aktuellt när det gäller till exempel mindre idrottsföreningar. Idrottsföreningar som med de tidigare reglerna inte behövde lämna arbetsgivardeklaration behöver inte göra det med de nya reglerna heller. De lämnar även fortsättningsvis kontrolluppgift enbart en gång per år.
Information om lämnade uppgifter
Enligt de nya reglerna ska en anställd (och andra som uppgift lämnats om i arbetsgivardeklarationen) få information om detta, senast den dag då arbetsgivardeklarationen ska ha kommit in till Skatteverket.
På så vis har den anställde möjlighet att kontrollera det som rapporteras in till Skatteverket och rätta eventuella felaktiga uppgifter.
Arbetsgivaren kan uppfylla detta genom att på lönebeskeden notera vilka uppgifter som lämnas till Skatteverket.