Digitalisera företaget – 5 sätt att ta nästa kliv

Newsroom - Digitalisera företaget – 5 sätt att ta nästa kliv - ctl00_cph1_approvedImg

Digitaliseringstrenden är mycket stark i alla delar av samhället och anledningarna till att digitalisera verksamheten är många. I den här artikeln går vi igenom några tjänster och system som du som vill digitalisera företaget kan ha stor nytta av i detta arbete.  

E-fakturering
För dig som vill ha ett både säkert och effektivt sätt att skicka och ta emot fakturor är e-fakturering ett mycket bra alternativ. Den 1 april 2019 infördes dessutom ett lagkrav som innebär att leverantörer till offentlig sektor endast ska skicka elektroniska fakturor. Lagkravet gäller för alla offentliga upphandlingar som påbörjas efter detta datum, även direktupphandlingar. Totalt är det ca 200 000 företag som påverkas av de nya reglerna. 

E-fakturering fungerar på samma sätt som pappersfakturor men skickas elektroniskt istället för med post eller e-post. Fördelarna jämfört med pappersfakturor är flera. Hanteringen går mycket snabbare och du kan vara säker på att mottagaren får fakturan. Du spar pengar och slipper portokostnader. Tänk också på att e-fakturering minskar risken för fel i form av t ex missade förfallodagar och att de är snällare mot miljön.  

Med BL Fakturering/BL Leverantör och extrafunktionen BL Fakturaflöde kan du både skicka och ta emot e-fakturor från dina kunder och leverantörer.

E-signering av avtal

Det blir allt vanligare att avtal signeras elektroniskt istället för skriftligen på papper. Elektronisk signatur kan innebära flera olika saker, exempelvis att man skriver sitt namn i anslutning till en text i ett mejl. Det kan också handla om att skriva under ett dokument med hjälp av e-legitimationer som BankID.

Det finns flera lägen då e-signering kan vara att föredra (ur bevissynpunkt) framför en handskriven underskrift. Vanligtvis är spårbarheten för när avtalet ingåtts bättre och en signering med e-legitimation är svårare att förfalska. En annan fördel är att du får en snabbare och smidigare avtalsprocess. Elektroniska underskrifter är juridiskt bindande så länge inte några lagar eller avtal ställer upp andra speciella formkrav. 

Med vår fristående webbapplikation BL Signering & Avisering kan du signera avtal elektroniskt eller bara få bekräftelse på att mottagaren läst en information du skickat. 

Digitala kvitton

För att underlätta administrationen och undvika att saker samlas på hög är digitala kvitton att rekommendera. Papperskvitton innebär en helt annan hantering flödes- och tidsmässigt än ett digitalt. Ett digitalt underlag kan delas så fort du har det med din redovisningsbyrå eller ett ekonomisystem. Idag finns appar och ekonomisystem som gör det möjligt att arbeta mer mobilt än tidigare, genom din mobil eller platta. Företagare kan exempelvis plocka upp sin telefon direkt hos kund efter avslutat jobb och skicka fakturan.   

Med vår app-lösning Digitala Företaget kan du ta ett foto av ditt kvitto eller leverantörsfaktura och sedan spara dokumentet i appen – och din redovisningsbyrå får omedelbart tillgång till underlaget. Genom att jobba digitalt med din redovisningsbyrå sänker du samtidigt dina bokföringskostnader. Möjligheterna till snabb ekonomisk återrapportering ökar också med ett digitaliserat arbetssätt. 

Automatiserad bokföring

Tillhör du dem som gör mycket av bokföringsarbetet manuellt? Bokföringen går numer mot att bli mer och mer automatiserad. Det här är något som förenklar och spar tid för dig som företagare och du kan lägga kraft på andra delar av din verksamhet. Ett mer automatiserat arbetssätt gör även att risken för slarvfel minimeras.

Automatiserad bokföring handlar om maskininlärning eller Artificiell Intelligens (AI) som man också kallar det. Har du ett bokföringsprogram kan detta samla på sig data, ta lärdom av informationen, och sedan förutsäga och ge förslag baserat på historik. Maskinen/roboten blir bättre på att förutsäga information ju mer data den får att bearbeta och så småningom är den närmast hundraprocentig.  

Digitala Företaget är ett alternativ för dig som vill börja arbeta mer automatiserat. Med appen kan du sköta din fakturering, utläggshantering, körjournal, tidrapportering mm i mobilen. Med vårt paket med BL Tolkning och BL e-postportal slipper du manuell hantering av dina leverantörsfakturor och får ett snabbare arbetsflöde. 

GDPR-säkra lönebesked

Det har tidigare varit vanligt att skicka ut lönebesked via e-post till anställda. Sedan GDPR, den nya dataskyddsförordningen, trädde i kraft 25 maj 2018 är det en vanlig fråga om detta är tillåtet eller inte. Enligt kraven i GDPR är det nämligen risk att vanlig e-post inte anses som ett tillräckligt säkert system för hantering av lönebesked. 

Säkra sätt att skicka lönespecifikationer till de anställda är exempelvis att använda krypterad e-post eller använda sig av digitala brevlådor som kräver inloggning. Man kan också använda sig av företagets intranät, förutsatt att miljön är lösenordskyddad. En annan vanlig lösning är också att den anställde laddar ner en app för att ta del av sina lönebesked, t ex Digitala Företaget Lönebesked.

Vi på Björn Lundén gjorde en enkätundersökning i början av 2019 för att ta reda på hur svenska företag levererar sina lönebesked till de anställda efter införandet av GDPR. Det visade sig att mer än vart tredje företag (37%) använder en digital brevlåda eller app-lösning. Andra vanliga sätt att skicka lönebesked är via e-post (20,6%) och post (20%). En del av företagen använder sig av personlig överlämning av lönebeskeden och det förekommer även att de anställda loggar in på intranät och liknande för att nå sina lönebesked.

Få de viktigaste nyheterna kostnadsfritt!

BL Nyhetsbrev kommer en gång i månaden och sammanfattar de viktigaste nyheterna inom skatte-, redovisnings-, juridik- och personalområdet. Anmäl dig och få kostnadsfritt de senaste nyheterna.

För information om hur vi behandlar dina personuppgifter »