Faktura – vad ska den innehålla?

Newsroom - Faktura – vad ska den innehålla? - ctl00_cph1_approvedImg

En faktura är ett dokument (i fysisk eller elektronisk form) som i första hand innehåller en säljares anspråk på betalning för sålda varor eller utförda tjänster, betalningsvillkor, leveransvillkor mm.

Fakturans innehåll

En faktura ska innehålla följande uppgifter:

  • Datum då fakturan är utställd 
  • Fakturanummer
  • Säljarens och köparens namn och adress 
  • Säljarens momsregistreringsnummer
  • Köparens momsregistreringsnummer i vissa fall (t ex vid unionsinterna förvärv)
  • Transaktionens art och omfattning
  • Datum då leverans eller tillhandahållande skett eller a conto-betalning gjorts om det är annat än fakturadatum
  • Specifikation, dvs vad fakturan omfattar
  • Pris
  • Beskattningsunderlag för varje momssats eller undantag 
  • Tillämpad momssats 
  • Momsbelopp
  • Vid befrielse från moms – hänvisning till relevant bestämmelse
  • När köparen är momsskyldig – uppgiften omvänd betalningsskyldighet
  • Särskilda uppgifter vid leverans av ett nytt transportmedel
  • En uppgift om att reglerna för begagnade varor, resebyråverksamhet, konstverk eller samlarföremål och antikviteter har tillämpats.

Dessutom bör fakturan innehålla följande uppgifter:

  • Betalningsvillkor samt villkor om dröjsmålsränta
  • Säljarens plus- och bankgironummer
  • Uppgift om säljaren har godkännande för F-skatt
  • Vilken typ av faktura det är fråga om, exempelvis delfaktura, räntefaktura, eller kreditfaktura
  • Avsändarens och mottagarens referenser 
  • Hänvisning till eventuella beställningar och offerter
  • Leveransvillkor

I aktiebolag är följande uppgifter obligatoriska:

  • I vilken kommun bolaget har sitt säte
  • Bolagets organisationsnummer
  • Bolagets exakta officiella företagsnamn.
Här kan du beställa en lättanvänd fakturamall som säkerställer att alla uppgifter kommer med »
Ordet faktura

Fakturan måste innehålla en uppgift om att dokumentet är en faktura. Detta för att mottagaren ska kunna skilja fakturan från exempelvis en följesedel, en betalningspåminnelse eller erbjudande om förnyelse av en prenumeration eller liknande. Vanligen står ordet faktura med versaler högst uppe till höger på dokumentet.

Specifikation

För Skatteverkets kontroller är det viktigt att man klart kan se vad som levererats. Därför måste det finnas en ordentlig specifikation i klartext på fakturan som talar om vilka varor eller tjänster som avses. Detta har givetvis också betydelse för att mottagaren ska kunna attestera fakturan. 

Fakturanummer

Fakturan ska vara försedd med fakturanummer. De flesta faktureringsprogram ger fakturorna ett fakturanummer automatiskt. Ju färre siffror du använder i ditt fakturanummer, desto mindre är risken att din kund registrerar fakturanumret fel. 

Rama in fakturanumret

Rama gärna in de viktigaste uppgifterna på fakturan. Detta har blivit allt viktigare i och med att antalet betalningar via bankernas internettjänster ökat. En tydlig markering underlättar för betalaren att ange rätt identifikation vid betalningen – det vill säga de uppgifter du vill ha tillbaka för att kunna matcha och pricka av fakturan. 

Kundnummer

Du måste bestämma dig för vilken typ av nummerserie eller sorteringsbegrepp du vill ha. En del väljer kundens telefonnummer eller liknande för kundnummersättning. En nackdel med denna metod är att upplägget tappar sin funktion om kunden byter telefonnummer.

Säljarens referens

Oftra skriver säljaren ut sin referens på fakturan. Referensen kan vara den person hos säljaren som har tagit emot beställningen eller kontaktpersonen hos säljaren. Det kan också vara ett ordernummer eller liknande.

Köparens referens

Kunden vill ofta att fakturan märks med en speciell referens. Det är oftast den person eller avdelning hos kunden som ska attestera fakturan. Det kan också vara köparens interna beställningsnummer, ett rekvisitionsnummer eller godsmärke. 

På så sätt underlättas arbetet för kunden. Det finns kunder som återsänder fakturor som saknar referens eller om referensen är felaktig. 

Avsändare

Självklart måste fakturan visa vem som är avsändare. Det vanligaste är att företagsnamnet skrivs längst upp till vänster på papperet, ofta tillsammans med företagets logotyp. Längre ner på fakturan finns en rad med adressuppgifter där du även kan ange telefonnummer samt e-postadress.

Momsen

Om säljaren är momsredovisningsskyldig ska han eller hon lägga moms på fakturabeloppet. Momsen läggs på sist, dvs på fakturans slutsumma.

Fakturera snabbt 

Fakturering ska helst göras samma dag som leveransen. Du förlorar rätt mycket pengar på att bara fakturera en eller två gånger i månaden. 

Hur du får in betalningen

För att få så kort genomsnittlig betalningstid som möjligt på dina fakturor ska du göra det så enkelt som möjligt för kunden att betala fakturan. Det allra bästa är om du kan få kunden att skriva på ett avtal om autogiro. Då överför banken eller plusgirot automatiskt fakturabeloppet från kundens konto till ditt konto på förfallodagen.

Förfallodag

Skriv vilket datum (förfallodag) du senast vill ha pengarna på ditt konto. Det är bättre än att skriva betalningstiden i dagar. Låt helst förfallodagen vara en vardag (bankdag).

Få de viktigaste nyheterna kostnadsfritt!

BL Nyhetsbrev kommer en gång i månaden och sammanfattar de viktigaste nyheterna inom skatte-, redovisnings-, juridik- och personalområdet. Anmäl dig och få kostnadsfritt de senaste nyheterna.

För information om hur vi behandlar dina personuppgifter »

  • Starta & driva företag

    STARTA & DRIVA FÖRETAG är boken för dig som driver eller tänker starta företag – oavsett bransch o...

  • Bokföring

    BOKFÖRING är en oumbärlig handbok för alla som sysslar med bokföring. Konteringsmallar och exempel...