Fakturering

– fakta, tips och råd om fakturering

Faktureringen är den roligaste delen i företagets administration – det är här pengarna kommer in. Effektiva faktureringsrutiner gör att du inte behöver ligga ute med pengar utan kan se till att de belopp du fakturerat snabbt kan förräntas och stärka företagets likviditet och lönsamhet. Fakturahantering har alltid varit ett av Björn Lundéns kärnområden och tusentals företag kör våra olika faktureringsprogram.

Faktureringsprogram
Faktureringsprogram » 

Lättanvända faktureringsprogram för dig som vill hantera faktureringen på enklaste sätt. Programsupport ingår. 
Läs mer »

Fakturering
Fakturamallar » 

Våra bokföringsböcker har hjälpt hundratusentals företagare att förstå och och kunna tillämpa bokföring i praktiken.
Läs mer »

Bokföring, kurser
 Bokföringskurser » 

Grund- och fördjupningskurser i bokföring – på webben när och var du vill – eller i vår trivsamma kurslokal i Stockholm.
Läs mer »
 

4 faktureringstips

– Se till att få betalt i tid och agera inte bank åt kunderna 

Säg att ett företag har en fakturerad försäljning på 1 milj kr per år. Man fakturerar bara en gång i månaden. Den genomsnittliga eftersläpningen blir då 15 dagar. Företaget binder därmed 15/360 x 1 000 000 = 42 000 kr i kapital. Med en räntesats på kontokrediten på 8% kostar detta 42 000 x 8% = 3 360 kr per år i räntekostnader.

Det är alltså viktigt att du fakturerar snabbt och att du utformar villkoren i fakturan på ett sådant sätt att du snabbt får betalt för dina fakturor. Skriv vilket datum (förfallodag) du senast vill ha pengarna på ditt konto. Det är bättre än att skriva betalningstiden i dagar. Låt helst förfallodagen vara en vardag (bankdag).

– Fakturera digitalt

Eftersom du väljer att läsa den här sidan som bland annat handlar om effektiva faktureringsrutiner tror vi att du är helt inne på att jobba med digital/elektronisk fakturering. Den enklaste varianten är att bifoga fakturorna med e-post och det kan räcka långt. Det kan dock hända att du har eller på sikt får kunder som kräver att du skickar ”riktiga” e-fakturor. Det gäller t ex när du gör affärer med offentlig sektor men även allt fler privata företag digitaliserar sina system och ställer detta krav, så det kan finnas en poäng med att satsa på e-fakturering även om det i dagsläget inte är ett krav från dina kunder.

– Delfakturera vid längre projekt

Jobbar du med projekt som sträcker sig längre än kanske en månad, bör du delfakturera och inte vänta med att fakturera tills allt är klart. Köparen kommer att ha förståelse för att du som säljare behöver få betalt för att täcka dina kostnader. Det är klart att du möts av ännu större förståelse om du dessutom levererar delresultat men det är inte någon förutsättning för att kunna delfakturera.

– Onödigt tuffa betalningsvillkor kan äventyra kundrelationen

Snabba betalningar är eftersträvansvärt men det får inte gå så långt att du inför betalningsvillkor som gör att kunderna ser sig om efter en annan leverantör. Många företag ”kräver” 30 dagars betalningstid och det gör du nog oftast bäst i att acceptera. Men har du kunder som slirar med  fakturorna mer än så, bör du agera kraftfullt för att undvika kundförluster, dvs utebliven betalning. Grunden i affärslivet är att avtal ska hållas, och betalning är en vital del i avtalet.

Frågor & svar om fakturering

Har kunden rätt till 30 dagars betalningstid?

Nej, köparen har ingen lagstadgad rätt till kredit. Om du och köparen inte i förväg har kommit överens om betalningstidpunkt är köparen skyldig att betala när du som säljare begär det. Ni kan dock komma överens om en kredittid, dvs att betalningen ska ske ett visst antal dagar efter köpet. Det är mycket vanligt att man gör så genom att säljaren på fakturan eller i köpeavtalet anger 10, 20 eller 30 dagars betalningstid. Tänk dock på att dröjsmålsränta normalt inte får tas ut förrän tidigast efter 30 dagar.

Stora kunder kan ibland kräva 30 dagars betalningstid och är inte villiga att backa på det. Även kommuner och myndigheter m fl kräver ofta längre betalningstid.

När kan jag ta ut dröjsmålsränta?

Enligt räntelagen kan man normalt inte ta ut dröjsmålsränta förrän efter 30 dagar – så många kunder väntar till dess med att betala fakturan, oavsett om det står 10, 14 eller 20 dagar på den. Bara om det finns ett i förväg uppgjort avtal (t ex ett konsultavtal) om kortare betalningstid än 30 dagar, kan dröjsmålsränta tas ut tidigare. Enligt räntelagen får du utan avtal ta ut en dröjsmålsränta med högst gällande referensränta plus 8 procentenheter. Men även här gäller att parterna kan avtala om andra villkor, t ex en betydligt högre dröjsmålsränta.

Vid fakturering till en konsument måste du meddela kunden minst 30 dagar i förväg om att utebliven betalning medför dröjsmålsränta. Du bär därför skriva på fakturan att dröjsmålsränta kommer att tas ut efter 30 dagar och ange att du kommer att ta ut dröjsmålsränta vid sen betalning. Om du meddelar kunden först senare, t ex i en betalningspåminnelse, räknas de 30 dagarna från datumet för påminnelsen.

 Fakturering

Fakturering med personlig telefonsupport

Vi erbjuder lättanvända faktureringsprogram som fungerar för alla företagsformer. Med våra program är det enkelt att skapa och skicka fakturor och att följa upp kundernas betalningar, skicka påminnelser, osv. Du får ett effektivt flöde för din fakturering och därigenom mer tid för intäktsskapande arbete.­

  • Full kontroll över betalda och obetalda fakturor, påminnelser mm
  • Du utformar fakturorna exakt som du vill ha dem 
  • Skicka fakturorna i det format kunden vill ta emot dem
  • Programsupport på telefon ingår
  • 30 dagars öppet köp

Läs mer om våra program för fakturering »

Fler frågor & svar om fakturering

Kontantmetoden eller faktureringsmetoden? 

Det finns två olika bokföringsmetoder som är gällande, kontantmetoden och faktureringsmetoden. Vilken av de två metoderna du ska välja är en viktig fråga där bland annat omsättningsstorleken är avgörande.

Mindre företag som har en årlig nettoomsättning på högst 3 miljoner kr får använda sig av kontantmetoden. Det innebär att bokföringen av fakturorna skjuts upp till dess att fakturorna har betalats. På så vis blir det bara ett bokföringstillfälle per faktura, då fakturorna inte grundbokförs när de skickas till kunden. Det är alltså först när betalningen sker som man bokar upp själva betalningen, det bokas aldrig några kundfordringar. Vid räkenskapsårets slut måste dock samtliga då obetalda fakturor sättas upp i en förteckning och bokföras. Betalda och obetalda fakturor bör därför förvaras var för sig och sorterade i datum-, nummer- eller bokstavsordning. På så vis får du en god överblick.

Alla företag oavsett storlek får använda faktureringsmetoden, men företag som har en årlig nettoomsättning på mer än 3 miljoner kr ska använda den metoden. Faktureringsmetoden är huvudmetoden för den löpande bokföringen och då sker bokföringen i två omgångar. Denna metod ger en bättre bild än kontantmetoden när det gäller företagets ställning och resultat löpande under året. Metoden innebär att kundfakturan bokförs direkt som en intäkt i resultaträkningen redan när den skickas och som en kundfordran i balansräkningen. Samtidigt redovisas också momsen. Därefter bokförs betalningen när den utförs och kundfordran försvinner. För att hålla reda på fakturorna är det lämpligt att använda sig av en reskontra, som är en sidoordnad bokföring för kundfordringar.

Hur bokför jag när jag skickar en faktura till kunden?

Om du använder dig av faktureringsmetoden ska alltså fakturan bokföras redan när den skickas. Så här bokför du fakturan:

Debet

Kredit

Konto

Belopp

Konto

Belopp

1511

10 000

2610

2 000

 

 

3001

8 000

 

 

 

 

 

Du skickar en faktura [1511] på 8 000 kr [3001] plus moms [2610].

Datum är den dag som står på fakturan som fakturadag, normalt är det också den dag som du skickar fakturan. Du kan också samtidigt, om du vill, föra in fakturan i en kundreskontra. I många bokföringsprogram kan du lägga upp en reskontrabokföring där fakturorna automatiskt blir inlagda vid grundbokföringen.

Hur bokför jag när kunden betalar fakturan?

När kunden betalar fakturan ska den också bokföras. Vid faktureringsmetoden blir det då andra bokföringsomgången medan vid kontantmetoden är det först nu som bokföringen sker. Så här bokför du betalningen:

Debet

Kredit

Konto

Belopp

Konto

Belopp

1920

10 000

1510

10 000

 

 



Kunden betalar en faktura [1510] till ditt plusgiro [1920].

Bokföringen ser ut så här när du får in pengar på plusgirot som betalning för fakturan. Använder du dessutom en separat reskontra måste du föra in datum för betalningen även där, för att du ska ha koll på vilka kunder som har betalat. Det är något du har användning för när du ska skicka ut betalningspåminnelser.

På din bokföringsorder anger du vilken faktura (fakturanummer) du fått betalt för, belopp och hur du har fått betalt. Kontoutdraget från banken eller plusgirot används som underlag för inbetalningen.

Numrering av fakturorna

Fakturorna som skickas ut måste vara numrerade. Ju färre siffror du använder i ditt fakturanummer, desto mindre är risken att din kund registrerar fakturanumret fel. Använder du ett faktureringsprogram numreras fakturanumret automatiskt. Skulle du av någon anledning makulera en faktura, till exempel om du har skrivit fel, får du inte kasta bort den. Fakturor måste finnas i en obruten nummerserie och därför måste den sparas. Vid en revision kan man annars misstänka att kunden har betalat fakturan kontant och att den därefter har hamnat i papperskorgen. 

Vad är en kontantfaktura?

En kontantfaktura innebär att företaget upprättar en faktura och tar betalt direkt vid försäljningstillfället, antingen kontant eller med kort. Om kontantfakturan uppfyller bokföringslagens krav på en verifikation finns inget krav på registrering i ett kassaregister.

Innehållet i kontantfakturan ska vara sådant att man genom dess uppgifter kan identifiera kunden. Därför behöver du ange kundens namn och adress när du registrerar kontantfakturan. Andra uppgifter som behöver finnas med är till exempel datum, vad fakturan avser och vilket belopp det handlar om. Varje enskild kontantfaktura ska ha ett löpnummer, sparas i ursprungligt skick och bokföras enligt reglerna för bokföring av fakturor. Senast påföljande arbetsdag ska den kontanta betalningen av kontantfakturan bokföras. 

 Bokföring

Lär dig bokföring från grunden
– i datorn, plattan eller mobilen 

Grundläggande bokföringskurs där du lär dig bokföra köp, försäljningar och andra affärshändelser. Vi tittar också på de olika rapporter du kan ta ut från bokföringen. Kursen är online vilket innebär att du går den när du vill och i din egen takt plus att du slipper restid, reskostnader och logikostnader.

  • För alla som vill komma igång med bokföring
  • Du går kursen när du vill och i din egen takt
  • Erfarna kursledare och varierat kursinnehåll
  • 4,4 av 5 i snittbetyg

Läs mer om onlinekursen Bokföring I »