GDPR-säkra lönehanteringen – så gör du

Newsroom - GDPR-säkra lönehanteringen – så gör du - ctl00_cph1_approvedImg

Det har tidigare varit vanligt att skicka ut lönebesked via e-post till anställda. Sedan GDPR trädde i kraft 25 maj 2018 är det många som undrar om detta är tillåtet eller inte. Enligt kraven i den nya dataskyddsförordningen är det nämligen risk att vanlig e-post inte anses som ett tillräckligt säkert system för hantering av lönebesked.

Känsliga personuppgifter

GDPR skiljer på vanliga personuppgifter och känsliga personuppgifter. Vanliga personuppgifter är t ex namn, adress och personnummer. Dessa kan hanteras med normal säkerhet och går bra att mejla. Känsliga personuppgifter är t ex olika hälsouppgifter och uppgifter om vilken fackförening en person tillhör. Sådana personuppgifter ska inte exponeras på ett sätt som gör att obehöriga kan ta del av dem, t ex genom överföring mellan avsändare och mottagare som kan avlyssnas, läsas eller hackas. Det kan därför vara bra att se på alla lönebesked som extra skyddsvärda.  

Alternativ till vanlig e-post?

Det finns flera lösningar för att hantera lönebesked på ett säkert sätt. Istället för vanlig e-post går det exempelvis att använda en löneapp eller en webbtjänst som kräver inloggning.

Krypterad överföring

Går det då inte alls att använda mejl i samband med lönehanteringen? Jo, enligt vår tolkning kan den anställde under vissa förutsättningar mejla in sina löneuppgifter till lönehanterare/chefer eller en redovisningsbyrå. Arbetsgivaren ska då ha sett till att den anställde använder ett välkänt mejlprogram som gör att själva överföringen av mejlet är krypterad. Den anställde har själv ansvar för de mejl han eller hon skickar från sin dator eller telefon. Mejlen ska endast skickas till den som har behörighet att läsa dem. Personerna med behörighet ska då ha fått instruktioner av arbetsgivaren att mejlen med löneuppgifterna inte får skickas vidare. Uppgifterna ska istället omgående föras över till ett lönesystem eller liknande och därefter raderas.

Olika tolkningar

Vår tolkning gällande mejlsäkerhet kan komma att ändras vid ny praxis eller efter uttalanden från Datainspektionen. Alla tolkare av GDPR ser inte heller överföringskryptering som en tillräckligt säker metod. Det är ju lätt hänt att mejla fel personer (avsiktligt eller inte) eller att någon råkar se innehållet i klartext på en skärm. 

Inloggad tjänst eller anonymiserat innehåll

Med en webbtjänst som kräver inloggning behöver inte mejl användas alls. Ett företag som nyttjar en redovisningsbyrås tjänster för att hantera löner sköter inrapporteringen av underlag via webbtjänsten. Byrån använder sedan samma tjänst när man överför lönelistor för attest eller kännedom.

Ett annat alternativ för lönehantering mellan ett företag och en redovisningsbyrå är att anonymisera innehållet. Istället för namn och personnummer går det att använda t ex anställnings-id utöver själva löneuppgifterna. På så vis kan inte känsliga personuppgifter spåras till en viss person. Anonymiserat innehåll är alltså inget alternativ gentemot den anställde. Överföringen av lönebeskeden till den anställde bör istället ske via en inloggad tjänst eller på papper.  

Digitala Företaget Lönebesked

Med hjälp av vår app Digitala Företaget Lönebesked kan du som hanterar löner skicka ut lönebeskeden på ett GDPR-säkert vis och vara säker på att känsliga personuppgifter inte hamnar i orätta händer. Det är bara den anställde själv som kommer åt sina löneuppgifter genom att logga in i appen med mobilt bank-ID eller med användarnamn och lösenord. Digitala Företaget Lönebesked är en tilläggstjänst till våra program BL Lön och BL Lön Plus. 

Få de viktigaste nyheterna kostnadsfritt!

BL Nyhetsbrev kommer en gång i månaden och sammanfattar de viktigaste nyheterna inom skatte-, redovisnings-, juridik- och personalområdet. Anmäl dig och få kostnadsfritt de senaste nyheterna.

För information om hur vi behandlar dina personuppgifter »

GDPR-hjälpen

GDPR-hjälpen

På den här sidan hittar du aktuella artiklar med tips och information, men också länkar till verktyg och produkter som kan underlätta ditt GDPR-arbete.