När ska du egentligen skriva av en fordran som förblivit obetald och betrakta den som en kundförlust. Här går vi igenom när en kundförlust är befarad och när den är konstaterad och hur konteringarna ser ut.
Befarad kundförlust
Om du inte tror att din kund kommer att betala fakturan kan du boka kundfordran som befarad kundförlust. Denna nedskrivning är skattemässigt avdragsgill om det verkligen rör sig om en osäker fordran.
Exempel
Du har fått information om att en kund har ekonomiska problem. Du har skickat påminnelser och inkassokrav till kunden och inte fått betalt. Fordran är på 4 500 kr inklusive moms. Du bokför beloppet exklusive moms som befarad kundförlust.
| Debet | Kredit |
| Konto | Belopp | Konto | Belopp |
|
6352 |
3 600 |
1519 |
3 600 |
Konstaterad kundförlust
När det står klart att en kund inte kommer att betala bokar du om den befarade kundförlusten till en konstaterad kundförlust.
Exempel
Om kunden går i konkurs blir den befarade kundförlusten en konstaterad kundförlust. Du bokar därmed om den befarade kundförlusten till en definitiv kundförlust. Du har då även rätt att återfå momsen.
| Debet | Kredit |
| Konto | Belopp | Konto | Belopp |
|
6351 |
3 600 |
1510 |
4 500 |
|
2610 |
900 |
|
|
|
1519 |
3 600 |
6352 |
3 600 |
Reglering av momsen
Momsen får inte regleras förrän kundförlusten är konstaterad och definitiv. Vad som menas med en konstaterad kundförlust är dock inte helt klart. Enligt Skatteverket är en konstaterad kundförlust en gammal fordran där indrivningsåtgärder har varit resultatlösa eller om det på annat sätt har gjorts sannolikt att kunden saknar tillgångar.
Med säkerhet kan sägas att en kundförlust är konstaterad i följande situationer:
-
Vid konkurs, ackord och utmätningsförsök.
-
Om du gjort indrivningsförsök via Kronofogden (betalningsföreläggande) eller via ett inkassoföretag och ändå inte fått betalt.
-
Du med stor sannolikhet vet att kunden inte kommer att betala av någon annan anledning, t ex om kunden flytt landet eller försvunnit till okänd adress.
Även om säljaren inte har kunnat göra det sannolikt att köparen saknar möjlighet att betala kan det alltså i undantagsfall vara fråga om en kundförlust om det visar sig att en fordran i praktiken är omöjlig att driva in. Detta kan enligt Skatteverkets bedömning främst bli aktuellt för kundfordringar av mindre värde.
Enligt Skatteverkets bedömning får obetalda kundfordringar som understiger 1 000 kr behandlas som kundförluster, även om säljaren inte har kunnat visa att köparen saknar möjlighet att betala. Det krävs dock att
-
det har gått minst 8 månader sedan fordran förföll till betalning samt att det skickats ut både en
-
betalningspåminnelse och
-
ett inkassokrav.
Eftersom det under sådana förhållanden inte är ekonomiskt försvarbart att behöva vidta ytterligare åtgärder för att driva in fordran är den enligt Skatteverkets bedömning i praktiken omöjlig att driva in.
Det finns också fall där det är mycket svårt eller näst intill omöjligt för säljaren att göra det sannolikt att visa att köparen saknar möjlighet att betala sin skuld, exempelvis om köparen är bosatt utomlands och saknar tillgångar i Sverige. Om fordran då är mindre än kostnaderna som skäligen kan uppkomma för fortsatta indrivningsåtgärder i utlandet kan fordran också ses som i praktiken omöjlig att driva in.
Kunden fortfarande betalningsansvarig
Även om du har betraktat en kundfordran som kundförlust innebär det inte att din kund är befriad från sitt betalningsansvar. Kundens betalningsansvar upphör först när fordran preskriberas.
Skulle kunden trots allt betala inom samma år gör du en omföring och bokar bort den befarade kundförlusten, dvs återför det tidigare gjorda avdraget för kundförlusten. Betalar kunden något senare år kan du istället kreditera konto 3950, återvunna kundförluster.
Preskriptionstider
En fordran preskriberas efter tio år efter uppkomsten om ingen preskriptionsavbrytande åtgärd görs, t ex en uppmaning i rekommenderat brev att en skuld ska betalas. I sådana fall börjar en ny preskriptionstid att löpa med en ny tioårsperiod.
På fordringar mot konsumenter är preskriptionstiden endast tre år.