Revision i föreningar – gratis vägledning

Vem kan göra en revision i en förening?

Det finns inga föreskrifter om vilka kunskaper den som ska utses till revisor behöver ha. Det är lätt att tänka att en revision görs för att söka och hitta fel på det jobb som styrelsen gjort. Så behöver det inte vara. Det är viktigt att göra en seriös och korrekt revision för att säker­ställa medlemmarnas förtroende för styrelsen. Det är naturligtvis nödvändigt att den som utses till revisor besitter ett ekonomiskt kunnande för att över huvud taget kunna veta vad han eller hon ska granska.

Många gånger väljs någon som har en nära kontakt med styrelsen och det kanske är naturligt men frågan är om det verkligen är lämpligt. Revisionen görs för att granska styrelsens arbete och är revisorn för nära vän med någon eller några av styrelsemedlemmarna kanske han eller hon inte kan kritisera de eventuella brister som kan ha förekommit.

Naturligtvis ska den som tar på sig uppdraget som revisor vara medveten om att han eller hon kan komma att behöva kritisera exempelvis kassören. Den som inte tror sig klara av detta, bör inte åta sig upp­draget. Kraven på revisorns kunskaper är givetvis större i en stor förening än i en liten med enkla förhållanden.

Handboken REVISION I FÖRENINGAR förklarar vilka regler som gäller för föreningsrevision och ger dig som revisor en mängd råd och tips för revisionsarbetet.

Jävsregler för revisorerna

Medlemmar, långivare, anställda och andra intressenter ska kunna lita på att revisorn är oberoende när han eller hon fullgör sitt uppdrag. Därför bör följande krav ställas:

• Revisorn får inte vara styrelseledamot i föreningen, varken inne­varande år eller föregående.
• Revisorn får inte hjälpa till med föreningens redovisning eller bokföring annat än genom att ge allmänna råd och anvisningar. Annars skulle det bli så att han eller hon kontrollerar sitt eget arbete, och då är det inte längre någon egentlig revision.
• Revisorn får inte ha hand om föreningens pengar. Han eller hon får alltså inte ha hand om utbetalningar eller placering av medel i bank eller på annat sätt.
• Revisorn får inte vara anställd hos eller på något annat sätt ha en beroendeställning till föreningen eller någon styrelseledamot.
• Revisorn får inte ha följande relation till någon styrelseledamot: make, sambo, syskon, svåger eller släkt i rätt upp- eller nedstig­ande led.
• Revisorn får inte stå i låneskuld till föreningen, annat än vad som normalt sammanhänger med medlemskap i föreningen, exempelvis medlemslån.

Dessa krav är inte lagstadgade eftersom det inte finns någon lag om ideella föreningar. De bör ändå följas för att undvika obehagliga situa­tioner och spekulationer från medlemmar och andra intressenter.

En intressant fråga är hur aktiv revisorn bör vara i föreningens verksamhet.

Att revisorn är medlem i föreningen innebär förstås inget hinder. Däremot är det klart olämpligt att han eller hon har hand om ekonomisk redovisning av exempelvis en sektionskassa eller ett lotteri. Revisorn får inte heller vara i den ställningen att han eller hon kan fatta beslut som får ekonomiska konsekvenser.

Revisorsval

Det är stadgarna som anger hur många revisorer en ideell före­ning ska ha. Det vanligaste är att det ska finnas en ordi­narie revisor plus en suppleant eller två ordinarie revisorer med eller utan suppleant. Revisorerna väljs på ordinarie föreningsstämma och vanligtvis för ett år i taget, de kan dock väljas på en längre tid om stadgarna säger det.

Det kan vara vettigt att välja minst en revisorssuppleant för att slippa en extra föreningsstämma om revisorn väljer att avgå i förtid av någon anledning. Eftersom det är föreningsstämman som bestämmer vilka som ska vara revisorer är det ganska naturligt att det är stämman som också kan avsätta revisorerna. Detta kan ske när som helst under året genom en extra föreningsstämma.

Om revisorn avgår frivilligt eller avsätts i förtid ska det anmälas skriftligen till styrelsen och föreningsstämman.

Proffs- eller amatörrevisor

I de mindre föreningarna är det oftast någon som kan de ekonomiska grunderna och som vill göra en insats för föreningen som får revisors­uppdraget. Det är positivt att föreningen slipper betala för revisionen. Men i vissa fall kanske det skulle löna sig att köpa in tjänsten och få en bättre revision.

I aktiebolag krävs att revisorn är kvalificerad, dvs antingen är god­känd eller auktoriserad. På senare år har frågan om vad som egent­ligen ska krävas i ideella föreningar diskuterats. Många större före­ningar, särskilt inom idrotten, har och har haft ekonomiska bekymmer de senaste åren.

Ett bra sätt att stärka kompetensen är att välja en revisor som arbetar professionellt med revision tillsammans med en lekman. De personer som arbetar professionellt med revision tar vanligtvis betalt, men det kan det vara värt för att få den rätta kompetensen.

Revisorernas tystnadsplikt gentemot utomstående

Revisorn får inte föra sådant vidare som han eller hon har fått veta i samband med sitt uppdrag, om det kan skada föreningen. Tystnadsplikten gäller även efter det att uppdraget som revisor har upphört. För att undvika missförstånd bör revisorn inte yttra mer om föreningens ekonomiska förhållande än vad som finns med i årsredovisningen och revisionsberättelsen.

Tystnadsplikten gäller bara gentemot enskilda medlemmar och utomstående. Till föreningsstämman är revisorn skyldig att lämna alla upplysningar som mötet begär, om det inte är till väsentlig nack­del för föreningen. Sådant som styrelsen och andra medlemmar gjort som klart strider mot stadgar och lagar bör alltid kommenteras.

Revisorernas upplysningsplikt

Revisorn ska också lämna ut alla upplysningar om föreningen till sina medrevisorer, till nya revisorer och – om föreningen försatts i konkurs – till konkursförvaltaren. Här har det ingen betydelse om upplysningen är till skada för föreningen, eftersom även övriga revi­sorer och konkursförvaltaren har tystnadsplikt.

Revisorn ska också lämna upplysningar om föreningens angelägen­heter till undersökningsledare i en förundersökning i brottmål.

Revisionens omfattning

Revisorn eller revisorerna ska granska

• att stadgarna följs
• verifikationerna och se om de har bokförts på ett korrekt sätt
• bokföringen i övrigt och se om den stämmer med verkligheten
• att budgetuppföljning görs
• balans- och resultaträkningen och årssammanställningen (eller motsvarande) med verksamhets­berättelse
• föreningens försäkringar och se till att föreningen har ett ordent­ligt försäkringsskydd
• styrelsens uppläggning av internkontrollen
• styrelsens förvaltning, dvs att nödvändiga beslut har fattats och att de fattade besluten verkligen har genomförts.

Styrelsen och eventuell klubbdirektör ska medverka vid revisionen och underlätta den. Styrelsen får inte hemlighålla något för revi­sorerna.

Minst en månad före ordinarie föreningsstämma bör styrelsen lämna ifrån sig redovisningsdokumenten till revisorerna för slutgransk­ning. Tidsramarna för detta finns normalt i stadgarna. Det är viktigt att revisorn verkligen får tid på sig att göra revisionen.

En bra revision görs löpande under hela året och inte enbart inför årssammanställningen när allt redan är klart. Revisorn ska helst flera gånger om året följa upp föreningens verksamhet.

Revisionsberättelsen

Efter granskningen ska revisorerna för varje räkenskapsår lämna en revisionsberättelse till föreningsstämman. Den ska normalt lämnas till föreningens styrelse senast två veckor före den ordinarie föreningsstämman (detta bör framgå av stadgarna). Då ska också redovisningsdokumenten lämnas tillbaka.

Revisionsberättelsen bör innehålla följande:

• Ett uttalande om årsrapporten gjorts upp enligt god redovisnings­sed och god föreningssed eller inte. Det är ganska diffusa begrepp, men betyder att redovisningen på ett riktigt sätt ska visa resultat och ställning och att den görs på i princip samma sätt som i andra seriösa föreningar. Om revisorn känner sig tveksam på någon punkt, ska det finnas med.
• Om det vid granskningen har kommit fram att styrelsen eller någon styrelseledamot gjort något fel som kan medföra skade­ståndsskyldighet.
• En rekommendation till föreningsstämman att antingen ge ansvarsfrihet åt styrelsen eller att inte göra det. I vissa mycket sällsynta fall kan revisorn vara osäker och låta föreningsstämman fritt besluta om att bevilja eller inte bevilja ansvarsfrihet. Ett avstyrkande eller hänskjutande till föreningsstämman ska alltid motiveras.
• Övriga upplysningar som revisorerna önskar ge medlemmarna och övriga intressenter. Det behöver inte vara negativa saker. Det kan t ex ha gått rykten om oegentligheter. Om revisorn finner att dessa rykten är grundlösa, kan en upplysning om detta tas med i revisionsberättelsen.
• Eventuella anmärkningar om att föreningen brutit mot någon lag. Exempel på detta är om arbetsgivaravgifter eller reklamskatt inte betalats in.
• En rekommendation till föreningsstämman om att fastställa års­rapporten eller inte.

Om föreningen har flera revisorer och de är oense om hur berättelsen ska se ut, kan var och en utforma sin egen.

Skriftlig dokumentation av revisionsinsatsen

Revisorerna ska föra en skriftlig dokumentation över sitt gransk­ningsarbete. Samtal med styrelsen bör antecknas för att man i efter­hand ska kunna konstatera vad som sagts och vilka diskus­sioner som förts.

Lämnade synpunkter bör om möjligt dokumenteras skriftligen så att ingen senare kan komma och säga att revisorn inte lämnat några kommentarer.

Revisions-PM

I vissa fall kan det vara olämpligt att ta med anmärkningar i revi­sionsberättelsen. Dels kan det vara anmärkningar som är mindre betydelsefulla för den utomstående läsaren och dels kan det vara anmärkningar som rör affärshemligheter. Sådana anmärkningar och synpunkter kan lämnas till styrelsen i form av ett revisions-PM, såvida de inte är så bagatellartade att de kan lämnas muntligen.

Revisorerna ska se till att avgivna revisions-PM protokollförs och att åtgärder föranledda av PM:et dokumenteras. Det finns annars risk för att dokumentet stannar hos någon och att hela styrelsen inte får kännedom om revisorns kommentarer och synpunkter.

Revisorns ansvar

Revisorn har ett större ansvar än vad många tror. Revisorn kan bli skadeståndsskyldig om han eller hon i revisionsberättelsen inte kommenterat viktiga fel. Därför bör inte föreningsstämman välja någon passiv person som bara skriver under.

En revisor kan också ställas till ansvar om han eller hon obefogat har lämnat en oren revisionsberättelse och avstyrkt ansvarsfrihet eller fastställ­ande av balans- och resultaträkning. Det kan också vara att revisorn har givit felaktiga upplysningar i revisionsberät­telsen. Om föreningen eller någon styrelseledamot har skadats på grund av detta, kan revi­sorn bli skadeståndsskyldig.

Men observera att detta enbart gäller om revisorn inte har ordent­ligt underlag för vad han eller hon skriver. Om revisorn har fakta att stödja sig på är det förstås hans eller hennes plikt att påtala felaktigheter.

Läsa mer

I handboken REVISION I FÖRENINGAR läser du utförligt om vilka regler som gäller för föreningsrevision och får en mängd råd och tips för revisionsarbetet.