Med traktamente menas kostnadsersättning för att täcka ökade levnadskostnader under en tjänsteresa eller tillfälligt arbete på annan ort. Det skattefria beloppet reduceras vid längre tjänsteresor, 3 månader och längre, detta eftersom man antas anpassa sig efter kostnadsnivån på tjänsteorten. Men hur beräknas 3-månadersperioden? När anses tjänsteresan avbruten respektive när förlängs 3-månadersperioden?
Skattepliktigt eller skattefritt traktamente
Traktamente är formellt sett skattepliktigt från första kronan. Men eftersom den anställde har rätt till schablonavdrag för ökade levnadskostnader vid tjänsteresor görs en tyst kvittning, vilket innebär att arbetsgivaren kan betala ut skattefritt traktamente, förutsatt att tjänsteresan:
-
har gått till en plats som ligger mer än 50 km från den anställdes bostad och tjänstestället, och
-
är förenad med övernattning (00.00–06.00) som görs mer än 50 km från den anställdes bostad och tjänstestället.
2023 är det skattefria (avdragsgilla) traktamentsbeloppet 260 kr per dag vid tjänsteresor inom Sverige.
LÖNEHANDBOKEN är en komplett handbok för dig som hanterar löner, traktamenten, utlägg och kostnadsersättningar. Finns som tryckt bok och som e-bok.
Långa tjänsteresor
För att den anställde ska kunna få skattefritt traktamente efter tremånadersperiodens slut, måste villkoren för tillfälligt arbete vara uppfyllda. Traktamentsbeloppet reduceras dock till 70% efter tre månader och ned till 50% efter två år.
Villkoren för tillfälligt arbete är uppfyllda om
-
arbetet avser en kortare tid
-
arbetet visserligen inte är kortvarigt, men ändå tidsbegränsat, t ex riksdagsmannaarbete eller arbete inom byggnads- och anläggningsbranschen
-
den anställde ska arbeta på flera platser, eller
-
det av någon annan anledning inte kan krävas att den anställde ska flytta från bostadsorten.
Tremånadersreduktion
Efter tre månaders vistelse på en och samma ort reduceras det skattefria dagtraktamentet, eftersom man kan utgå från att levnadskostnaderna sjunker vid en längre vistelse på en och samma ort. Notera att nattraktamentet inte behöver reduceras även om tjänsteresan är längre än tre månader.
Efter tre månader kan arbetsgivaren därför bara betala ut 70% av maximibeloppet i skattefritt traktamente. För inkomståret 2023 ger 70% x 260 = 182 kr.
Tvåårsreduktion
När en tjänsteresa på en och samma förrättningsort pågått längre tid än två år kan den anställde få 50% av maximibeloppet skattefritt vid en tjänsteresa inom Sverige, dvs 130 kr/dag inkomståret 2023. Någon bortre tidsgräns finns inte.
Inga halvdagar vid långa tjänsteresor
Om en tjänsteresa varat på ett och samma ställe längre än tre månader får avdrag för ökade levnadskostnader enbart göras för hela dagar. Detta innebär att något skattefritt halvdagstraktamente för resdagar inte kan betalas ut av arbetsgivaren. Med hela resdagar menas avresedagar som påbörjas före kl 12 och hemresedagar som avslutas efter kl 19.
Avbrott
Om en arbetsperiod avbryts börjar en ny tremånaders- respektive tvåårsperiod löpa. Därmed kan fulla traktamentsbelopp på nytt betalas ut, även om den anställdes tjänsteresa återigen går till samma plats som före avbrottet.
Det är alltså viktigt att definiera uttrycket avbrott: En tjänsteresa anses avbruten om den anställde gör uppehåll i arbetet på orten i minst fyra veckor, dvs när arbetet förläggs till annan ort i minst fyra veckor. Enligt Skatteverket ska uppehåll på mindre än fyra veckor eller avbrott för sjukdom eller semester göra att tremånadersperioden förlängs, detta under förutsättning att den anställde inte får traktamente under uppehållet. En förutsättning är också att den anställde egentligen skulle ha arbetat under tiden för uppehållet.