En kontrollbalansräkning ska också göras om Kronofogden gjort ett resultatlöst utmätningsförsök hos bolaget. Kontrollbalansräkningen ska undertecknas av styrelsen.
Skydd
Reglerna om kontrollbalansräkning är till för att skydda bolagets fordringsägare från att företrädarna för ett aktiebolag utnyttjar det faktum att de normalt inte har något personligt ansvar för bolagets skulder. Ett bolag ska alltså inte kunna drivas vidare om det finns risk för obestånd.
I vår praktiskt inriktade onlinekurs Kontrollbalansräkning lär du dig upprätta kontrollbalansräkning (KBR) i ett aktiebolag.
Kontrollbalansräkning ska upprättas genast
Styrelsen i ett aktiebolag måste genast göra en särskild balansräkning (kontrollbalansräkning), så fort det finns skäl att anta att bolagets egna kapital är lägre än halva det registrerade aktiekapitalet.
Att kontrollbalansräkningen ska göras genast innebär att den ska göras så snart bokföringen är klar och alla avstämningar gjorts. Det kan röra sig om en frist på några dagar eller någon vecka.
Skäl att anta
En kontrollbalansräkning ska alltså göras när det finns skäl att anta att bolaget har kapitalbrist. Man kan knappast anse att styrelsen har skäl att anta att det finns en kapitalbrist om man med ett enkelt överslag kan se att det egna kapitalet med bred marginal överstiger halva aktiekapitalet, även om inte den vanliga balansräkningen skulle tyda på det.
Det kan ju finnas dolda värden som styrelsen känner till, vilket skulle visa sig vid en kontrollbalansräkning (eftersom vissa tillgångar då värderas annorlunda än i en vanlig balansräkning). Se avsnittet om värderingen i kontrollbalansräkningen längre fram i denna artikel.
Instruktion om ekonomirapporter
Styrelsen måste se till att få kontinuerlig information om bolagets resultat och ställning. Det räcker alltså inte med att invänta årsredovisningen. Därför är styrelsen skyldig att upprätta en skriftlig instruktion om hur ekonomirapporterna ska utformas och när de ska överlämnas till styrelsen. Om rapporterna är bristfälliga och inte ger styrelsen anledning att misstänka att bolagets kapital är på väg att förbrukas, kan styrelsen hållas ansvarig i alla fall.
Styrelsen är nämligen skyldig att kritiskt granska ekonomirapporterna. Dessutom ansvarar styrelsen för att instruktionen tydligt anger att de signaler som pekar på att bolagets kapital är på väg att förbrukas ska framgå av rapporterna. Styrelsen kan alltså inte försvara sig med att det kritiska läget inte framgick av ekonomirapporterna.
Värderingen i kontrollbalansräkningen
I en kontrollbalansräkning värderas tillgångarna på ett särskilt sätt. Man utgår från att bolagets verksamhet ska fortsätta under normala förhållanden (going concern).
Tillgångarna får värderas till försäljningsvärdet minus försäljningskostnaderna. Inventarier och byggnader får dock tas upp till det planenliga restvärdet (anskaffningsvärdet minus planenliga avskrivningar och nedskrivningar), om detta värde är högre än försäljningsvärdet.
I den vanliga balansräkningen värderas lagret till det lägsta av anskaffningsvärdet och det verkliga värdet. I kontrollbalansräkningen blir vanligtvis lagervärdet betydligt högre. Förbrukningsinventarier som kostnadsförts direkt får tas med i kontrollbalansräkningen.
Revisorn granskar
Den kontrollbalansräkning som gjorts ska granskas av bolagets revisor. Revisorn skriver lämpligen sina kommentarer direkt på kontrollbalansräkningen och daterar sin underskrift. I bolag som valt bort revision behöver kontrollbalansräkningen inte granskas.
Kapitalet räcker till
Om bolagets egna kapital förbättras under tiden som arbetet med att göra kontrollbalansräkningen pågår, t ex genom goda affärer, ett ovillkorat aktieägartillskott eller ett koncernbidrag, behöver kontrollbalansräkningen inte göras klar. Det finns ju då inte längre någon anledning att anta att bolaget har kapitalbrist.
Om kontrollbalansräkningen visar att bolagets egna kapital är minst halva det registrerade aktiekapitalet så behöver inget mer göras. Bolaget kan fortsätta verksamheten som vanligt och någon bolagsstämma behöver inte hållas för att ta ställning till kontrollbalansräkningen. Givetvis måste man noggrant följa upp bolagets ekonomi i fortsättningen.
Kalla till bolagsstämma
Om kontrollbalansräkningen visar att det egna kapitalet är mindre än halva det registrerade aktiekapitalet, dvs det finns en kritisk kapitalbrist, ska styrelsen snarast möjligt kalla till bolagsstämma. Bolagsstämman ska ta ställning till om styrelsen ska försöka återställa hela aktiekapitalet eller om bolaget ska likvideras.
Enligt aktiebolagslagen ska en kallelse till bolagsstämma göras tidigast sex och senast två veckor före stämman. Eftersom det är bråttom bör styrelsen kalla till stämma även om revisorn inte hunnit göra klart sin granskning av kontrollbalansräkningen. Sedan är det bara att ställa in stämman om den inte behövs.
Små aktiebolag
Reglerna om kallelse i aktiebolagslagen och i bolagsordningen behöver inte följas om samtliga aktieägare samtycker. Det viktigaste är ju att stämman kan hållas så snabbt som möjligt. Och det är ju sällan några problem i mindre aktiebolag där det kanske bara finns en aktieägare och denne dessutom sitter i styrelsen (kanske som ensam ledamot). I ett sådant fall kan stämman hållas direkt när kontrollbalansräkningen gjorts och granskats.
Åttamånadersfrist
Bolagsstämman ska ta ställning till om bolaget har en kritisk kapitalbrist eller inte. Även om kontrollbalansräkningen visar kapitalbrist kan det ha hänt saker sedan den gjordes. Bolagsstämman ska besluta om vad som ska hända med bolaget. Om det är kapitalbrist kan bolagsstämman besluta att bolaget ska likvideras.
Beslutar bolagsstämman att bolaget ska fortsätta sin verksamhet har bolaget åtta månader på sig (från bolagsstämmodagen) att återställa det egna kapitalet så att det blir minst lika stort som det registrerade aktiekapitalet. Har kapitalet inte återställts inom denna åttamånadersfrist måste bolaget likvideras, annars blir styrelseledamöterna (samt ibland även övriga företrädare för bolaget) personligen och solidariskt betalningsansvariga.
Om bolagsstämman beslutar att fortsätta bolagets verksamhet trots att kapitalet inte har återställts när åttamånadersfristen löper ut, kan också de aktieägare som varit med om att fatta beslutet hållas ansvariga. Styrelsen undgår inte sitt ansvar även om det är stämman som har beslutat att verksamheten ska fortsättas trots likvidationsplikten.
Betalningsansvaret gäller de skulder och förpliktelser som uppkommer från och med den dag då åttamånadersfristen löper ut, dvs den dag då bolaget egentligen senast skulle ha likviderats.
För att undvika personligt betalningsansvar i och med att åttamånadersfristen löpt ut, kan någon styrelseledamot, vd, revisorn eller någon aktieägare ansöka om att bolaget ska likvideras. Om stämman beslutar att bolaget ska fortsätta trots att bolaget ska tvångslikvideras så måste du avgå för att undgå ansvar.
I Stora Mallpaketet ingår en mall som hjälper dig upprätta en korrekt kontrollbalansräkning.
Varning för obestånd
Som styrelseledamot och företrädare för bolaget måste du vara observant under åttamånadersfristen. Hamnar bolaget på obestånd under denna period, eller om betalningen av skatter och socialavgifter inte sköts, kan du ändå drabbas av personligt betalningsansvar. Fast inte på grund av reglerna om likvidationsplikt och kontrollbalansräkning utan enligt de vanliga ansvarsreglerna som gäller för bolagets företrädare.
Kontrollbalansräkning 2
Senast åtta månader efter att den första kontrollbalansräkningen lades fram för bolagsstämman ska en ny bolagsstämma hållas och en ny kontrollbalansräkning presenteras. Detta kan göras när som helst under åttamånadersfristen. Även balansräkningen i en årsredovisning kan vara utgångspunkt för en andra kontrollbalansräkning. Är det uppenbart att bolaget fortfarande har kapitalbrist behöver ingen kontrollbalansräkning göras, utan då kan styrelsen ändå lämna in en likvidationsansökan.
Den andra kontrollbalansräkningen ska granskas av revisorn (om bolaget har revisor) och läggas fram på bolagsstämman.
Om kontrollbalansräkningen visar att bolagets egna kapital nu är minst lika stort som hela det registrerade aktiekapitalet, behöver bolaget inte likvideras.
Personligt ansvar
Det är inte bara styrelseledamöterna i aktiebolag som omfattas av ansvarsreglerna. Även vd och dennes närmaste medarbetare omfattas om de vet att styrelsen inte följer lagens regler om kontrollbalansräkningen.
Ansvarsreglerna gäller även aktieägare som är med och fattar beslut om att bolaget ska fortsätta sin verksamhet trots att det egentligen skulle likvideras. En styrelsesuppleant blir ansvarig endast om suppleanten varit med och tagit beslut i en frånvarande ledamots ställe.
Personligt betalningsansvar kan uppkomma om
Efter åttamånadersfristen
Drivs verksamheten vidare, trots att bolaget hade kapitalbrist vid åttamånadersfristens slut, inträder personligt och solidariskt betalningsansvar för bolagets företrädare. Det gäller då de skulder och förpliktelser som uppkommer efter åttamånadersfristen.
Det behöver inte nödvändigtvis vara obetänksamt att driva bolaget vidare trots kapitalbristen. En anledning att driva bolaget vidare kan vara att kapitalbristen endast är tillfällig och situationen förväntas rätta till sig längre fram. Så kan det vara om bolaget haft höga utvecklings- eller marknadsföringskostnader under en period eller en tillfällig svacka i försäljningen. Det kan också vara så att de skulder som gett upphov till kapitalbristen är sådana skulder som bolagets företrädare ändå har personligt betalningsansvar för, t ex ett banklån med personlig borgen.
Som företrädare för bolaget bör du dock alltid tänka på vilka risker du utsätter dig för om bolaget drivs vidare trots likvidationsplikten.
Om bolagets aktiekapital återställs upphör det personliga betalningsansvaret.
Sänka (minska) aktiekapitalet
Det går faktiskt att undgå tvångslikvidation och personligt ansvar om bolaget kan sänka (minska, sätta ned) sitt aktiekapital. Det förutsätter dels att bolaget har ett registrerat aktiekapital som är högre än det lägsta tillåtna kapitalet för bolaget, dels att bolagets fria egna kapital efter sänkningen är minst lika stort som det nya lägre registrerade aktiekapitalet.
Eftersom sänkningen måste göras inom åttamånadersfristen, kan det vara bråttom med beslutet om det är så att bolagsordningen behöver ändras. Dessutom måste man räkna med Bolagsverkets handläggningstider för att få ändringarna av bolagsordningen och sänkningsbeslutet registrerade.