De kopior som styrelseledamöterna får ska inte heller utan vidare visas upp för någon utanför styrelsen utan föregående styrelsebeslut. Detta ingår i styrelsens vårdnadsplikt.
Däremot har revisorerna givetvis rätt att läsa protokollen, och de bör få en kopia efter varje styrelsemöte. En av deras huvuduppgifter vid revisionen är att gå igenom alla protokoll i föreningen för att kunna bilda sig en uppfattning om hur förvaltningen skötts. Revisorernas uppgift är också att kontrollera att alla viktiga beslut har genomförts inom rimlig tid.
Känsliga diskussioner kan tas in i ett diskussionsprotokoll
I en väl fungerande förening ska naturligtvis styrelsen beslut spridas till medlemmarna på något sätt. En vanlig variant är att styrelsen skriver ett protokoll där endast besluten framgår, ett så kallat beslutsprotokoll, och som offentliggörs. Diskussionerna bakom besluten, som ibland kan vara känsliga, kan istället skrivas in i ett diskussionsprotokoll som inte är offentligt. Ett sådant protokoll kan även bara bra att titta tillbaka på om någon ledamot senare ska försvara sitt beslut.