Årsstämmorna står för dörren
En konsekvens av pandemin är att det blir svårare för aktieägare och föreningsmedlemmar att delta i de kommande årsstämmorna, som för det stora flertalet bolag och föreningar ska genomföras de närmaste månaderna.
Riksdagen har därför beslutat om att återinföra de tidsbegränsade reglerna som ska underlätta för bolag och föreningar att genomföra stämmorna på ett sådant sätt att risken för spridning av viruset minimeras. Dessa regler slutade gälla 31 december 2021.
Lag med tillfälliga bestämmelser
Beslutet innebär att det införs tillfälliga bestämmelser som ger möjlighet att hålla digitala stämmor, utökad möjlighet till fullmaktsinsamling, poströstning och deltagande genom ombud vid bolags- och föreningsstämmor.
Bestämmelserna gör det möjligt att antalet deltagare som närvarar personligen vid stämman kan hållas nere, samtidigt som aktieägarna och medlemmarna får ett så stort inflytande som möjligt under de rådande omständigheterna.
Undantag i följande lagar
Beslutet innebär undantag från vissa bestämmelser i följande lagar:
- Aktiebolagslagen
- Lag om ekonomiska föreningar
- Bostadsrättslagen
- Lagen om kooperativ hyresrätt
- Lagen om förvaltning av samfälligheter
- Sparbankslagen
- Lagen om medlemsbanker.
Detaljerna för hur detta regleras i dessa olika lagar, skiljer sig givetvis åt, men nedan följer de förändringar som detta innebär i aktiebolagslagen (och delvis även för ekonomiska föreningar).
Ideella föreningar och samfälligheter
För ideella föreningar och samfälligheter finns det inte någon lagreglering om när en föreningsstämma ska hållas eller om och hur stämman ska genomföras.
Utifrån stadgarna är det alltså upp till styrelsen för dessa föreningar att bestämma på vilket sätt stämman ska genomföras. I många fall kan styrelsen t ex bestämma att stämman ska hållas genom elektronisk uppkoppling, att det inför stämman ska genomföras en fullmaktsinsamling eller att frivillig poströstning ska tillåtas.
En lagförändring som gäller samfälligheter har dock införts när det gäller att företräda fler än en medlem.
Det innebär att trots reglerna i lagen om förvaltning av samfälligheter (49 §) och oavsett vad som anges i stadgarna, får styrelsen i en samfällighetsförening inför en viss föreningsstämma besluta att ett ombud får företräda fler än en medlem.
Aktiebolagslagen
Digital stämma med poströstning
Styrelsen i ett aktiebolag får inför en bolagsstämma besluta att stämman inte ska hållas fysiskt (på en viss plats) utan enbart genom elektronisk uppkoppling med aktieägarna.
Inför en sådan digital stämma ska ägarna kunna utöva sin rösträtt genom poströstning. Motsvarande tillfälliga regler har också införts för ekonomiska föreningar, inklusive bostadsrättsföreningar och kooperativa hyresrättsföreningar.
Helt digital stämma
Om ägarna/medlemmarna är överens om det, kan man låta bli att anordna poströstning och genomföra stämman enbart genom elektronisk uppkoppling. På så sätt kan onödig administration undvikas i t ex mindre bolag och föreningar där det inte finns något behov av att erbjuda möjlighet till poströstning.
Stämma med enbart poströstning
Styrelsen i aktiebolag/föreningar (se ovan) kan också enligt de tillfälliga reglerna besluta om att stämman ska genomföras med enbart poströstning.
Om man har beslutat att bolagsstämman ska genomföras med enbart poströstning, ska ägarna/medlemmarna kunna nyttja även sina övriga rättigheter via post. Man ska bland annat ges möjlighet att ta ställning till om något eller några av ärendena på dagordningen ska bordläggas och behandlas vid ett senare tillfälle, som ägarna/medlemmarna då ska ha rätt att närvara vid. Ett ärende ska bordläggas om stämman beslutar om det eller om ägare till minst en tiondel av samtliga aktier i bolaget begär det.
Poströstning
För aktiebolag innebär de tillfälliga bestämmelserna att styrelsen inför en viss bolagsstämma får besluta om insamling av fullmakter, även om det inte anges i bolagsordningen och utan att det anges i kallelsen till stämman.
Fullmaktsformulär som anges i aktiebolagslagen (7 kap 4 §) får tillhandahållas aktieägarna även genom att publiceras på bolagets webbplats tillsammans med den information som anges i aktiebolagslagen. Formuläret och informationen ska då hållas tillgängliga på webbplatsen under minst en vecka närmast före stämman.
Styrelsen får också besluta att aktieägarna före stämman ska kunna utöva sin rösträtt per post, även om det inte anges i bolagsordningen och utan att det anges i kallelsen till stämman.e