Anställdas utlägg – vad gäller som verifikation?

Verifikationer och arkivering

Verifikationer är räkenskapsinformation som ska arkiveras i sju år i den form det kom till företaget. Om företaget t ex har tagit emot ett papperskvitto är detta papper en del av verifikationen. Har ett kvitto mottagits som en pdf-fil via mejl, så är det pdf-filen som lagras, osv.

Anställdas utlägg

Enligt BFN är det inte så enkelt som att slänga papperskvittot när det fotats med mobilen eftersom originalkvittot är det som företaget behöver som verifikation om den anställde har agerat i företagets räkning. Då är affärstransaktionen (då den anställde får kvittot) nämligen en affärshändelse i företaget, vilket gör att originalkvittot är ett verifikat som företaget behöver spara för att uppfylla kraven i redovisningen.

Agerat i företagets räkning

Följande omständigheter kan tala för att den anställde agerat för företagets räkning: 

• att det ingår i anställningen att ingå affärstransaktionen
  
• att arbetsgivaren och den anställde har kommit överens om att den anställde ska ingå affärstransaktionen
  
• att transaktionen rör något som företaget normalt betalar och ersätter den anställde för.
  

Även när det gäller rätten att lyfta moms bör den anställde anses ha agerat i arbetsgivarens ställe. Det är i så fall den handling den anställde tar emot som ger rätt att lyfta moms. Det digitala underlaget torde alltså inte heller räcka för momslyft.

Prova vår Frågeservice!

Vill du få de senaste nyheterna och samtidigt ha tillgång till snabb hjälp via mail och telefon kan du prova vår Nyhetstjänst med frågeservice!