Samtycke krävs sällan och ska då inte finnas i anställningsavtalet
På den första frågan är svaret i grunden nej – arbetsgivaren har i de flesta fall lagliga grunder för att behandla den anställdes personuppgifter. Det kan handla om lönehantering, arbetsrätt, rehabilitering, osv. Men i vissa fall krävs faktiskt samtycke, t ex vid publicering av foton på de anställda i normala fall. Men då får man inte ha ett generellt samtycke i t ex anställningsavtalet utan samtycket måste lämnas i en neutral situation, alltså inte i samband med anställningstillfället då den anställde kan känna sig pressad att samtycka.
Här hittar du en uppdaterad mall för anställningsavtal som inte innehåller någon klausul om samtycke.
Andra grunder för behandling av personuppgifter
Observera att rättslig förpliktelse också kan vara en laglig grund för arbetsgivaren att behandla de anställdas personuppgifter. Det finns ju många lagar som kräver att personuppgifter hanteras, t ex regler om sjukskrivning, rehabilitering, redovisning av arbetsgivaravgifter. Även den lagliga grunden berättigat intresse är möjlig att använda i relationen arbetsgivare – anställd. Då ska en intresseavvägning göras där den anställdes intressen till integritet väger tyngre än företagets intressen att administrera anställningen. Har den anställde en starkt kundorienterad roll kan t ex arbetsgivarens intresse av att publicera ett foto på den anställde på internet väga över och då är publicering av fotot tillåten (utan den anställdes samtycke). Detta skulle kunna bli aktuellt för exempelvis en mäklare.
En intern personuppgiftspolicy måste finnas
Arbetsgivaren har vidare ansvar enligt GDPR för att upprätta en intern personuppgiftspolicy som förklarar hur arbetsgivaren behandlar de anställdas personuppgifter. Denna kan finnas med som en bilaga till anställningsavtalet eller publiceras på företagets intranät. Det är viktigt att se till att alla nyanställda får del av denna information.