Var tjänstestället är har en väldigt stor betydelse för vilka skattefria reseersättningar som en arbetsgivare kan betala ut. Tjänstestället är avgörande vid hantering av traktamente och betalning av logi vid tjänsteresor och för den anställde när det gäller att veta vilka resor som är "resor till och från arbetet" och vilka resor som är resor i tjänsten.
Nya rutor på arbetsgivardeklarationen
Från 1 januari 2023 ska arbetsplatsens gatuadress och arbetsplatsens ort anges i arbetsgivardeklarationen. Med arbetsplatsen menar Skatteverket den anställdes tjänsteställe.
Ruta 245 och 246
Om den anställde haft flera tjänsteställen under perioden ska rutorna lämnas tomma. Men det gäller alltså inte om man helt enkelt jobbat på olika ställen under perioden (månaden).
Om tjänstestället saknar gatuadress, anser Skatteverket att man ska ange annan lägesangivelse. Om tjänstestället inte är beläget på en ort, anser Skatteverket att man ska ange närmaste tätort eller kommunens namn.
Endast ett tjänsteställe i en anställning
En anställd kan bara ha ett tjänsteställe i en anställning. Så även om man arbetar på olika platser har man endast ett tjänsteställe. Om förutsättningarna ändras permanent i en anställning, kan det förstås innebära att den anställde får ett nytt tjänsteställe.
- Bedömningen av var tillsvidareanställda har sitt tjänsteställe ska göras i ett längre tidsperspektiv, normalt ca två år.
- För tidsbegränsat anställda, t ex anställningar på någon vecka eller ett år, görs bedömningen enbart efter förhållandena under anställningstiden. Provanställning anses inte vara en tidsbegränsad anställning i dessa fall.
3 regler styr
För att bestämma tjänstestället utgår man från tre regler som ska tolkas och prövas i tur och ordning:
- Huvudregeln – där den anställde utför huvuddelen av sitt arbete, t ex kontor, butik, fabrik och sjukhus.
- Alternativregeln – utförs arbetet på arbetsplatser som hela tiden växlar, anses i regel den plats där man hämtar och lämnar material eller förbereder och avslutar sina arbetsuppgifter som tjänsteställe.
- Undantagsregeln – bostaden är i vissa fall tjänstestället. Arbetet pågår en begränsad tid på varje plats enligt villkor som t ex gäller för vissa arbeten inom byggnads- och anläggningsbranschen och liknande branscher.
Huvudregeln
För de allra flesta stämmer huvudregeln väldigt bra, eftersom den gäller när en anställd huvudsakligen utför arbetet på en viss plats. Då är den platsen tjänstestället.
Anställda på fasta inrättningar som t ex kontor, butik, verkstad, fabrik eller sjukhus passar bra in under huvudregeln.
Det förekommer att anställda ibland jobbar hemifrån – att de anställda i princip får välja lite fritt om de jobbar hemma eller i arbetsgivarens lokaler. Skatteverket anser dock att om arbetsgivaren tillhandahåller arbetsplats kan man utgå från att det är tjänstestället, även om den anställde själv väljer – kan välja – att jobba hemifrån mer än 50%.
Om det däremot finns ett avtal som säger att den anställde ska jobba t ex från hemmet eller en annan plats mer än 50% av tiden, kan tjänstestället vara den platsen.
Hemmet kan även vara tjänstestället enligt huvudregeln om arbetet huvudsakligen utförs i bostaden (daglig arbetsplats). Det kan gälla t ex konsulter eller distansarbetare.
Anställda i bemanningsföretag (eller liknande) som anställs tillsvidare (fast) för arbete hos ett kundföretag, har normalt sitt tjänsteställe hos kundföretaget.
Alternativregeln
Utförs arbetet på arbetsplatser som hela tiden växlar, anses i regel den plats där man hämtar och lämnar material eller förbereder och avslutar sina arbetsuppgifter som tjänsteställe.
I denna regel återfinns ofta t ex piloter (stationeringsorten), chaufförer, montörer, serviceingenjörer och anställda i byggbranschen.
En viktig omständighet vid bedömningen om var tjänstestället ligger är frekvensen av den anställdes resor till arbetsgivarens lokaler. Omfattas man inte av huvudregeln men besöker arbetsgivarens lokaler i snitt mer än en gång/vecka under längre tid (2 år) – för att t ex hämta material eller göra förberedelser – är det alternativregeln som gäller.
Tjänstestället kan även vara andra platser som besöks regelbundet
Tjänstestället kan också vara på andra platser än arbetsgivarens lokaler. Det kan t ex vara där man regelbundet hämtar/lämnar nycklar hos en beställare för t ex fastighetsservice på olika platser under dagen.
Om en anställd regelbundet hämtar material på en bygghandel betyder inte det att den platsen är den anställdes tjänsteställe. Om arbetsgivaren däremot har organiserat arbetet så att fler funktioner knyts till bygghandelns lokaler – t ex regelbundna möten, arbetsledning, fordonslogistik, fikapauser mm – kan det innebära att bygghandeln blir tjänstestället.
Undantagsregeln
Om varken huvudregeln eller alternativregeln är tillämpliga så hamnar man i undantagsregeln, som innebär att bostaden är tjänsteställe.
Denna regel infördes särskilt med tanke på byggnads- och anläggningsarbetare men kan givetvis även bli aktuell för andra grupper/kategorier.
Vissa anställda i bemanningsföretag (och liknande) hamnar här, då de är anställda för att utföra arbeten på olika platser. Detta under förutsättning att arbetsplatserna växlar och den anställde står till arbetsgivarens förfogande och får lön även mellan uppdragen.
Ändrade förhållanden och oförutsedda förändringar
Ovan har vi skrivit om hur man ska bedöma tillfälliga arbetsplatser. Men om förhållandena ändras, så byter den anställde omedelbart tjänsteställe. Då gör man ingen bedömning av hur det har sett ut tidigare i anställningen.
Tillfälliga – ofta oförutsedda – förändringar
En arbetsgivare kan drabbas av tillfälliga och oförutsedda förändringar. Det kan handla om uppsagda avtal, ändrad orderingång, väderförhållanden, mm.
Vid sådana tillfällen är det oklart hur tjänstestället ska fastställas. Skatteverkets uppfattning är att sådana tillfälliga förändringar av arbetssituationen normalt inte påverkar den anställdes tjänsteställe.
Råder det osäkerhet kring den framtida arbetssituationen, bör bedömningen bör göras på två års sikt. Om anställningen är kortare än två år, får bedömningen göras utifrån de då gällande förutsättningarna.
Om man redan efter t ex tre månader kan bedöma att den tillfälliga arbetssituationen kommer att gälla tills vidare anses den anställde ha bytt tjänsteställe vid samma tidpunkt.
Lagreglerade grupper och skattemässig särreglering för korttidsanställda
För vissa grupper framgår tjänstestället direkt i inkomstskattelagen då lagstiftaren har funnit det bäst att reglera den frågan direkt i lagen.
Det gäller:
- Sjömän med sjöinkomst. Deras tjänsteställe är på fartyget där de arbetar.
För dessa grupper framgår det i lagen att bostaden är tjänsteställe:
- Riksdagsledamöter.
- Reservofficerare.
- Nämndemän och jurymän i domstol, hyresnämnd, skattenämnd och arrendenämnd.
- Tillfälligt anställda i offentlig verksamhet under samhällskriser.
Tips!
Vill du ha experthjälp med frågor inom redovisning, personal, skatt eller affärsjuridik? Prova kostnadsfritt vår Nyhetstjänst med Frågeservice!