Mer om bokföring
Utnyttja bokföringen
En bra fungerande löpande redovisning är, vill vi påstå, ett av de viktigaste redskapen för att kunna driva företaget framgångsrikt. Genom att sköta redovisningen på ett bra sätt har du kontroll på hur företaget mår för tillfället och kan snabbare fatta vettiga beslut.
Att styra företaget bara på intuition och känsla för hur välfyllt företagskontot är just nu håller inte i längden.
De olika delarna
Redovisningen består av olika delar:
- den löpande bokföringen där du bokför alla verifikationer i–kronologisk ordning och fördelar beloppen på olika konton
- avstämningar av den löpande bokföringen (se föregående kapitel)
- arkiveringen, där du sparar alla verifikationer, rapporter och andra viktiga handlingar i sju år
- balansrapporter, resultatrapporter, likviditetsrapporter mm
- det viktiga budgetarbetet
- kontoplanen
- årsbokslut eller årsredovisning.
Aktuella siffror
Det är viktigt att du sköter den löpande bokföringen kontinuerligt, så att du inte halkar efter. Vitsen med de rapporter du tar fram är just att de ska vara aktuella. En halvårsgammal resultatrapport är helt värdelös som instrument för att styra företaget.
Försök att ligga högst en vecka efter med den dagliga bokföringen och se till att du har en månadsrapport klar en vecka in på den nya perioden. Anlitar du en redovisningsbyrå för bokföringen måste du ställa krav på att de tar fram dina rapporter snabbt. Men för att det ska fungera måste du i din tur lämna in dina verifikationer i god ordning och i god tid.
Kontoplan
I kontoplanen finns alla företagets konton samlade. Det finns färdiga mallar med en standard för hur kontoplanen kan se ut, t ex BAS-kontoplanen som nästan alla företag använder.
Räkenskapsschemat i deklarationsblanketterna för näringsverksamhet är uppbyggda på samma sätt som BAS-kontoplanen. Dessutom finns speciella BAS-kontoplaner för vissa branscher framtagna.
Du får byta namn på ett konto eller lägga till konton om du behöver nya. Det viktiga är att din kontoplan anpassas till just din verksamhet. Genom att redan från början lägga upp lämpliga konton kan du lätt plocka ut de uppgifter som behövs för att göra bokslut och deklaration. Det arbetet underlättas alltså betydligt av att din löpande redovisning är upplagd på ett genomtänkt sätt.
Den löpande bokföringen
I redovisningen skiljer man mellan
- Grundbokföring (registreringsordning) och
- Huvudbokföring (systematisk ordning).
Bokför du med ett program gör du grund- och huvudbokföringen samtidigt.
I grundbokföringen bokför du alla affärshändelser så att de kan presenteras i den ordning som de har registrerats. Du ska löpande numrera alla verifikat som registreras så att det går att följa i vilken ordning de har registrerats. Verifikat är t ex kvitton och fakturor.
Huvudbokföringen innebär att du delar upp redovisningen på olika konton, så att du får en systematisk översikt över företagets ställning och resultat. Du kan då följa verksamhetens utveckling löpande.
Bokföringstidpunkt
Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag, t ex i en kassabok. Att bokföra löpande händelser i kassaboken innebär att du bokför i registreringsordning (grundbokföring).
Övriga affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. Men under vissa förutsättningar finns det möjlighet att senarelägga bokföringen av övriga affärshändelser. Det innebär att möjligheten finns att få bokföra 50 dagar efter den månad eller det kvartal då affärshändelsen inträffade. För företag med väldigt få affärshändelser finns möjlighet att bokföra 60 dagar efter utgången av det räkenskapsår då affärshändelsen inträffade. Observera att senareläggning av bokföringen inte gäller för kontanta in- och utbetalningar.
äs mer om bokföringstidpunkt i vår bok Bokföring.
Avstämning
När du bokfört en period, t ex en månad, tar du ut en balans- och resultatrapport för perioden. Innan du använder den som beslutsunderlag måste du kontrollera att den stämmer, s k avstämning.
När du stämmer av börjar du med balansrapporten. Om saldona stämmer blir resultatet i de allra flesta fall riktigt. Glöm inte bort att åtminstone några gånger under räkenskapsåret även stämma av resultaträkningen. Du kan t ex ha råkat bokföra någon transaktion på fel resultatkonto.
Arkivering
All räkenskapsinformation ska arkiveras. Arkiveringstiden är sju år.
En handling är räkenskapsinformation om dess innehåll är av betydelse för att man ska kunna förstå bokföringssystemets uppläggning eller kunna följa en affärshändelse och förstå dess innebörd.
Som räkenskapsinformation räknas.
- verifikationer, dvs fakturor, kvitton mm
- bokföringsmedia, dvs alla lösblad, böcker, datamedia eller andra hjälpmedel för grundbokföring, huvudbokföring och årsbokslut
- kontoplaner, manualer för bokföringsprogram, programvara för datorer och kassaregister
- instruktioner om redovisningsprinciper och värderingsnormer och liknande
- följesedlar om inte uppgifterna finns på fakturan
- inventeringslistor, lagerspecifikationer och andra bilagor.
Digitala underlag
Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation sparas i sju års tid – och i den form den hade när den kom till företaget. Får ett företag in material på papper ska det också arkiveras på papper och har det kommit in elektroniskt ska det arkiveras elektroniskt. Det går däremot inte att skanna in pappersfakturor och sedan slänga fakturorna när allt är inskannat. Man får inte heller skriva ut elektroniska fakturor och sedan bara arkivera dem på papper, de måste även arkiveras digitalt.
Väljer du att skanna in en pappersfaktura säger dock bokföringslagen att du bara behöver arkivera pappersfakturan (originalet) i tre år och den inskannade kopian i sju år.