1. Vad vinner jag på att jobba med fasta priser?
Vinsterna med fasta priser kan vara olika från byrå till byrå, men en klar generell fördel är att du inte behöver lägga lika mycket tid på fakturering. Med fasta priser vet byrån vad de får in varje månad, vilket gör det enklare att räkna på intäkter och utgifter och vilka affärsmässiga förändringar som kan tänkas behövas. För byråns kunder är det en trygghet att veta vad som ingår i priset och vad de ska betala. En annan fördel är att du kan ta betalt i förskott varje månad vilket är bra för likviditeten i byrån.
Nu när allt fler rutinmoment kan automatiseras sparar byrån mycket administrativ tid. För att kunna dra nytta av den effektiviseringen och få lönsamhet i verksamheten är fasta priser en viktig del. En byrå som automatiserar men behåller timpris på sina tjänster riskerar att tappa intäkter. Detta eftersom det blir färre debiterbara timmar när ny teknik snabbar på rutinarbetet.
2. Finns det någon anledning till att inte jobba med fasta priser?
Det kan ta tid att hitta rätt fastprisnivåer och vilka tjänster som ska ingå, något som kan vara avskräckande för en del byråer. I en undersökning som vi på Björn Lundén gjort bland landets redovisningskonsulter svarade exempelvis 65% av konsulterna att prissättningen är/var det största hindret vid införandet av fasta priser. För att lyckas med sin fastprismodell måste byrån våga testa och inte vara rädd för att hamna lite fel till en början.
Vissa kunder kan vara svårare för byrån att sätta fasta priser på än andra, t ex någon som har ett säsongsbetonat jobb eller planerar att gå i pension inom ett år eller två. I en sådan situation kan det vara lika bra att ha kvar kunden på timdebitering.
3. På vilka tjänster bör jag erbjuda fasta respektive rörliga priser?
Jag tycker att löpande bokföring, programvara och återrapportering ska ingå i ett tänkt grundpaket. Men vilka tjänster man erbjuder fasta priser och paketlösningar på kan skilja sig från en byrå till en annan. Vissa tycker exempelvis att all form av rådgivning ska ligga utanför de fasta priserna medan andra inkluderar viss enklare rådgivning. Mer avancerad rådgivning, som t ex ägarskiften, är ett exempel på extratjänst som byrån kan sätta ett timpris på. Kom bara ihåg att vara tydlig med vad som ingår och vad som inte gör det samt vad som förväntas av kunden.
4. Kommer jag att tjäna mindre på den löpande redovisningen om jag går över till fasta priser?
Har du gjort grundjobbet och räknat på allting kommer du att tjäna mer på fasta priser än på timdebitering. Ibland får vi byrårådgivare höra byråer som säger att de inte vill gå över till fasta priser eftersom det kommer att minska lönsamheten. Men paketerar du byråns tjänster på ett bra sätt och ser till att digitalisera och delvis automatisera arbetssättet behöver du inte sänka några priser. När den löpande redovisningen effektiviseras kan byrån ägna mer tid åt värdeskapande arbete, som t ex rådgivning, åt kunderna. Den typen av tjänster kan byrån ta betalt extra för. Har inte byrån gjort någon prisjustering på sina tjänster på länge är det motiverat med en höjning vid övergången till fasta priser.
5. Kan jag räkna på lönsamheten på något tillförlitligt sätt?
Att räkna på fasta priser blir lättare när byrån fått in ett antal kunder i fastprismodellen. Ett bra tips innan dess är att ta hjälp av vår fastpriskalkyl. Med fastpriskalkylen kan du räkna på tidsåtgången och lönsamheten för byrån ur olika perspektiv. Byråer som är intresserade av kalkylen eller vill ha handfast hjälp med sin digitaliseringsresa kan boka in ett kostnadsfritt möte med någon av oss byrårådgivare så går vi gemensamt igenom byråns förutsättningar.
6. Hur ska jag komma fram till nivåerna för mina fasta priser?
På befintlig kundstock kan du kolla bakåt i tiden för att se hur mycket byrån fakturerat. Den totala summan kan delas på tolv för att få fram ett ungefärligt månadspris. Befintliga kunder kan vara ett bra riktmärke även för nya kunder. En provperiod på 3–6 månader med timdebitering kan vara smart för att hinna hitta lämpliga nivåer innan man övergår till fast pris. Att hitta rätt nivåer på sina fasta priser kan ta lite tid, våga testa och var inte rädd för att göra fel.
7. Mina kunder är vana vid timdebitering, hur övertygar jag dem om att de vinner på fasta priser?
Med fasta priser blir det aldrig några överraskande dyra kostnader, kunden vet vad den ska betala varje månad och kan lättare budgetera sin verksamhet. Kostnaden för kunden sprids ut över tolv månader vilket innebär ett jämnare flöde, det blir inte en hög kostnad ena månaden och en låg månaden efter. När både byrå och kund vet vad det kommer att kosta hamnar man inte heller i några prisdiskussioner.
8. Om jag vill införa fasta priser, hur gör jag det på bästa sätt?
Börja med att se över vad byrån erbjuder i dag, paketera den löpande bokföringen som en egen del och andra, mer värdeskapande, tjänster utöver det. Vid paketering av tjänsterna och i kommunikationen med byråns kunder är det viktigt att göra det tydligt vad som ingår och vad som inte gör det. Du ska inte behöva hamna i prisdiskussioner eller lägga tid på arbete du inte får betalt för.
För att få full utväxling på fastprismodellen bör man ha ett digitaliserat arbetssätt, se därför till att arbeta i moderna program med automatiserade flöden för både byrå och för kund. Tänk på att det blir mycket lättare att jobba med fasta priser mot kunderna om byrån själv använder tjänster med fasta priser. Vi på Björn Lundén har i stor utsträckning fasta priser på våra tjänster till byråer. Fördelen blir att du kan få fram en exakt månadskostnad och beräkna exakt vilket fastpris du kan erbjuda dina kunder. När det gäller betalning är det klokt att använda sig av förskottsdebitering. En kund är mer sugen på att betala innan en tjänst är utförd än efteråt och byrån säkrar betalning för utfört jobb.
Vid en övergång till fasta priser är det lättast att börja med befintliga kunder. Vissa byråer kör i gång med fasta priser på hela kundstocken medan andra tar några kunder i taget. Vad som är bäst beror lite på byråns förutsättningar, men att ta alla kunder direkt är mest tidseffektivt. För nya kunder kan en provperiod på 3–6 månader med timdebitering vara ett bra alternativ för att hitta rätt prisnivåer.
9. Kräver fasta priser att man även jobbar med olika paket ut mot kund?
Att ha paketlösningar är inget krav men det kan underlätta för både byrå och kund rent praktiskt. Byrån kan lättare sälja in och förklara priserna på sina tjänster samtidigt som det blir tydligare för kunden vad som ingår och inte.
10. Kan man på något bra sätt, utan att tappa ansiktet, testa att använda fasta priser innan man bestämmer om man ska införa det?
Du kan testa att använda fasta priser på några enskilda kunder under en period på 3–6 månader. När perioden är över kan byrå och kund gemensamt följa upp hur det har gått och om det känns rätt prismässigt. Du behöver inte lägga ut något på byråns hemsida eller liknande utan det räcker med att prata med kunden och göra det tydligt hur du tänkt dig. Byrån kan också ha befintliga kunder på timdebitering som i princip motsvarar ett fast pris, snegla i sådana fall på dem för vägledning.