Löneadministration
– vi förenklar ditt företags löneadministration

Regelverket kring löneadministration är omfattande och kraven stora på dig som ska utföra det praktiska arbetet. Löne- och personaladministration hör till våra kärnområden och genom att erbjuda lättanvända löneprogram, pedagogiska kurser och lättfattliga böcker vill vi göra det så enkelt som möjligt för dig att sköta löneadministrationen i ditt företag.  

Lär dig lönehantering från grunden

– i datorn, mobilen eller plattan

I denna onlinekurs lär du dig de viktigaste momenten i ett företags eller en förenings löneadministration. Efter avslutad kurs bör du klara av de vanligast förekommande momenten i löneberäkningsarbetet.

Temasidor - Löneadministration - ctl00_cph1_DynamicControlContainer1_po_6127_dc6127_productCplpg3057_productImg

Intressanta artiklar om löneadministration 

Temasidor - Löneadministration - ctl00_cph1_DynamicControlContainer6_po_3469_dc3469_cArticleListpg330_ctl00
Bokföra lön

Här tittar vi på hur du bokför lön till dina anställda och hur du gör en omföring i samband med arbetsgivardeklarationen. 

Läs mer »
Temasidor - Löneadministration - ctl00_cph1_DynamicControlContainer6_po_3469_dc3469_cArticleListpg2585_ctl00
Lönereskontra

I en lönereskontra registrerar du och får överblick över de anställdas löner. Lönerna sammanställs i en lönejournal som summeras till en bokföringsorder som tillsammans med lönejournalen utgör underlag till bokföringen. 

Läs mer »
Temasidor - Löneadministration - ctl00_cph1_DynamicControlContainer6_po_3469_dc3469_cArticleListpg236_ctl00
Semester och semesterregler

Alla företag omfattas av samma semesterregler (semesterlagen), oavsett hur många anställda företaget har och i vilken bransch företaget verkar. Men för många mindre företag kan semesterlagens bestämmelser ibland verka överdrivet krångliga. Förutom semeste...

Läs mer »

Frågor och svar om löneadministration

Vad är en löneberedningsplan?

Med löneberedning menas hela processen från att förbereda löneregistreringen och att registrera lönerna till att betala ut lönerna samt redovisa och betala preliminärskatt mm.

En löneberedningsplan är ett bra planeringsverktyg för dig som arbetar med löneadministration, då den ger en översikt över det kommande årets löneberedningar och löneutbetalningar. Dessutom är den lämplig som ett informationsdokument till personalen. Den kan innehålla följande information:

  • Period för intjänande av ordinarie lön – begreppet används för att fastställa den tidsmässiga skillnaden mellan arbetsperiod och utbetalningstidpunkt. Det vanligaste torde vara att de anställda får ut sin ordinarie lön under innevarande månad, men det kan variera mellan olika branscher och olika kollektivavtal.
  • Registreringsperiod för löneavvikelser – löneavvikelser är olika händelser som innebär tillägg eller avdrag på den anställdes fasta (ordinarie) lön. Till exempel på grund av övertidsarbete eller sjukfrånvaro.
  • Inlämningsdatum för avvikelserapporter/tidrapporter – det är bra för de anställdas planering om löneberedningsplanen innehåller information om när uppgifter om löneavvikelser ska vara inlämnande.
  • Utbetalningsdatum – det kommande årets utbetalningsdatum bör registreras i löneberedningsplanen. Dessa dagar regleras vanligen i kollektivavtal, anställningsavtal med mera. 
Vad är ett löneartsregister?

Löneartsregistret är en mycket viktig del i ett lönesystem. Lönearterna styr nämligen i hög grad de uppgifter som kan tas fram ur programmet. Skulle lönearterna vara felaktigt upplagda kommer företaget med stor sannolikhet att redovisa felaktiga uppgifter till olika myndigheter och organisationer. Dessutom betalar de sannolikt ut felaktiga löner till de anställda. Företaget kan alltså spara både tid och pengar genom att redan från början lägga ner tid på löneartsregistret. 

Vem ska lämna in en arbetsgivardeklaration? 

Du är skyldig att registrera dig som arbetsgivare hos Skatteverket om du har anställda eller betalar ut ersättning till mottagare som inte är godkända för F-skatt. Det finns ett undantag och det är när privatpersoner betalar ersättning till andra privatpersoner. Då kan de istället använda blanketten Förenklad arbetsgivardeklaration (SKV 4805). Varje månad ska alla registrerade arbetsgivare lämna in en arbetsgivardeklaration. Den kan också i undantagsfall lämnas in vid enstaka tillfällen, till exempel om lön bara betalas ut under ett fåtal månader under året, men då måste arbetsgivaren först kontakta Skatteverket.

När ska arbetsgivardeklarationen lämnas in? 

Normalt ska löner och ersättningar till de anställda redovisas i arbetsgivardeklarationen månaden efter utbetalningen eller utnyttjande. Däremot får drivmedelsförmån och förmån av trängselskatt redovisas två månader efter nyttjandet, för att arbetsgivaren ska få tid att beräkna förmånerna (oftast kommer underlagen månaden efter). Skatteverket godtar nu också en viss förskjutning i de situationer där arbetsgivaren är beroende av underlag från den anställde. Dock får redovisningen inte förskjutas mer än två månader.

Kostnadsersättning, lön eller utlägg? 

Kostnadsersättningar är skattepliktiga och förekommer framför allt i samband med tjänsteresor. De ska redovisas i arbetsgivardeklarationen. Skattemässigt gäller att en kostnadsersättning ska täcka den anställdes avdragsgilla kostnader i tjänsten. När det har betalats ut kostnadsersättning är det den anställde som ska dra av och verifiera sina kostnader. Den anställde ska därför behålla verifikationerna (kvitton och liknande) för kostnaderna. Det är en av skillnaderna jämfört med utlägg där verifikaten ska finnas hos arbetsgivaren. Exempel på skattepliktiga kostnadsersättningar är arbetsmaterial, arbetskläder och arbetsredskap. Som kostnadsersättningar räknas också ersättning för t ex tjänsteresor med eget fordon eller ökade levnadskostnader i samband med tjänsteresa. Sådana kostnader ersätts dock normalt med skattefria schablonbelopp, exempelvis i form av traktamente och bilersättning.

Som lön räknas alltid ersättning för privata kostnader, till exempel för bostad och resor till och från arbetet. Även i de fall då den anställde har rätt till avdrag för sådana kostnader (t ex vid dubbel bosättning) gäller detta. 

Utlägg som den anställde gör anses däremot vara arbetsgivarens utgifter och inte den anställdes. Det kan till exempel vara utlägg för material, kostnader för resor eller hotell i tjänsten samt för representation. Sådan ersättning är inte skattepliktig och ingår alltså inte i underlaget för skatteavdrag eller socialavgifter. Därför behöver heller inte ersättning för utlägg redovisas i arbetsgivardeklarationen. 

Vad menas med intjänandeår, semesterår och räkenskapsår?

Intjänandeåret är normalt 12-månadersperioden före semesteråret. Det är alltså året när den anställde tjänar in betald semesterledighet (att tas ut under semesteråret). 

Semesteråret är normalt 12-månadersperioden efter intjänandeåret. Det är året när den anställde har rätt att ta ut den semesterledighet som tjänats in under intjänandeåret. 

Räkenskapsåret är den period (normalt en återkommande 12-månadersperiod) under vilken företagets ekonomiska resultat mäts. Oftast används kalenderåret som räkenskapsår (1 januari–31 december). Men det är också vanligt att företag har brutet räkenskapsår som innebär att deras räkenskapsår kan omfatta någon annan 12-månadersperiod.

När och varför ska semesteravstämning göras? 

Det finns två huvudsyften med semesteravstämning: Att stämma av de anställdas individuella semesterförmåner (huvudsyfte 1) och att beräkna företagets semesterlöneskuld (huvudsyfte 2). Den lagenliga perioden (1 april–31 mars) tillämpas av de flesta företag som intjänandeår och semesterår. Men som räkenskapsår är kalenderår (1 januari–31 december) den vanligaste varianten, vilket kan få konsekvenser för semesteravstämningen.

I praktiken krävs det två semesteravstämningar per räkenskapsår när det på detta sätt finns periodskillnader, mellan å ena sidan intjänandeår/semesterår och å andra sidan räkenskapsår. Den ena avstämningen görs vid semesterårets början (huvudsyfte 1). Det är en detaljerad avstämning med uppgifter om antal semesterdagar och semesterlön per dag för varje anställd. Den andra avstämningen sker vid bokslutet och då ligger fokus på företagets redovisning. Då prioriteras beräkning av den ekonomiska skulden (huvudsyfte 2) och det handlar alltså främst om att stämma av den totala semesterlöneskulden. 

Vi kan hjälpa dig!

Fyll i dina uppgifter eller ring oss på 0650-54 14 00, så hjälper vi dig!