I bostadsrättslagen finns en bestämmelse om att stadgarna ska ange de grunder enligt vilka medel skall avsättas för att säkerställa underhållet av föreningens hus. Däremot nämner lagen ingenting om att man måste ha en yttre fond och inte heller en underhållsplan. Men de flesta föreningar har en bestämmelse om en yttre fond i stadgarna och i så fall ska det stå på vilket sätt man ska räkna ut hur mycket som ska omföras till den yttre fonden, exempelvis baserat på en underhållsplan. Märkligt nog ser man aldrig något i stadgarna om hur man beräkna omföringen från den yttre fonden.
Begreppet yttre
Egentligen är ordet yttre missvisande. Det är inte enbart framtida reparationer och underhåll av utsidan på hus och mark som ska täckas av omföringar till fonden, utan även inuti hus och under mark. Men det är endast sådant som föreningen har ansvar för som ska omfattas – inte sådant i lägenheterna som bostadsrättshavarna har ansvar för. För sådant kan man eventuellt ha en inre fond.
Begreppet underhåll
Man använder inte ordet reparation i bostadsrättslagen, men både underhåll och reparation ska omfattas av fonden. Omföringarna till yttre fond styrs i de flesta föreningar av en underhållsplan. Där sätter man upp framtida åtgärder som ska omfattas av yttre fonden. Självklart ska man inte ta upp småbelopp, och lika klart är det att det förekommer många åtgärder som man inte planerat för, och därför inte ingår i fonden.
Begreppet hus
I lagen talar man om underhåll av föreningens hus. Detta är litet missvisande. Den yttre fonden är avsedd för hela fastigheten, dvs förutom huset eller husen även marken, exempelvis gårdsplan, parkeringsplatser och vägar.
Påverkar eget kapital
Den årliga omföringen till eller från yttre fond görs som en omföring av det egna kapitalet i årsredovisningen. När fonden är för liten jämfört med vad underhållsplanen säger gör man en omföring från fritt eget kapital (balanserad vinst eller förlust samt årets vinst eller förlust) till bundet eget kapital (yttre fond). När fonden är för stor i förhållande till vad underhållsplanen säger, görs en omföring (återföring) från bundet till fritt eget kapital.
Inga öronmärkta pengar
Beloppet på kontot yttre fond motsvaras inte av några särskilda pengar på något bankkonto eller någon annan tillgång. Beloppet används som en signal inom det egna kapitalet att det fria egna kapitalet är för lågt.
Redovisning av yttre fond
Den yttre fonden ska bokföras som en del av bostadsrättsföreningens egna kapital. Beloppet redovisas i balansräkningen som en egen post under rubriken Bundet eget kapital. Det är alltså varken en skuld eller en avsättning. Ökningen eller minskningen av den yttre fonden ska göras genom en omföring direkt mellan fritt och bundet eget kapital och ska inte gå via resultaträkningen. Omföringen beslutas normalt som en resultatdisposition av den ordinarie föreningsstämman om inget annat finns bestämt i stadgarna.
I procent av taxeringsvärdet
I många äldre stadgar sägs att föreningen varje år ska avsätta minst 0,3% av fastighetens taxeringsvärde (eller anskaffningsvärde) till yttre underhåll. Detta är oftast i minsta laget och dessutom kan man då fråga sig hur man gör när en underhållsåtgärd utförs och yttre fonden ska tas i anspråk.